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篇(1)

【關鍵詞】研究生教育 信息管理 系統化

近幾年，我國研究生教育發展迅速，相應地研究生教育管理工作也變得越來越復雜。而研究生教育管理工作的效率在很大程度上則依賴于系統而科學的信息管理系統。隨著現代管理科學和計算機技術的發展，基于系統客戶端C/S（客戶機/服務器）與系統瀏覽器B/S（瀏覽器/服務器）體系結構的信息管理方式逐漸成為主流。實施系統化管理既是教育發展的必然趨勢，也是提高管理水平的客觀要求，然而，在實施研究生信息管理的系統化進程中，仍存在一些發人深省的問題。

1 研究生信息管理的系統化表征

根據系統論的觀點，世界的萬事萬物都是系統的，系統性是自然界和人類社會的根本屬性。研究生信息管理工作自然也具有系統性。一方面它是研究生教育系統的組成部分(子系統)，另一方面它又自成系統，一般由招生信息管理、培養信息管理和就業服務信息管理等子系統組成，而每一個子系統又由更小的系統（或要素）組成。在要素一定的情況下，系統的結構決定著系統的功能，不同的結構可以產生不同的功能，要使信息管理系統運轉合理、有序，必須優化整個系統，使各個子系統發揮最佳功能，收到整體大于部分之和的效果。

1.1研究生信息管理是一項復雜的系統工程

隨著研究生教育的發展，傳統的研究生信息管理模式已經無法滿足現階段的需要，必須借助數據庫和網絡技術，實現研究生信息管理的信息化、系統化。影響和制約研究生信息管理水平的因素很多，涉及到的部門也非常多，相關部門需要運用系統論的管理方法，根據研究生信息管理本身的規律和特點，把管理過程中的各個環節、各個部門的活動與職能圍繞研究生信息管理的目標合理組織起來，形成各系統之間相互聯系、相互協調、相互促進、權責明確的有機整體。完善的、系統化的研究生信息管理體系又是由若干個子系統組成的，管理活動又是由教師、研究生和教學管理人員共同參加的多邊活動。因此，在研究生信息管理系統化運作過程中，只有充分發揮系統的協調作用，才能使三方人員更有效地配合，及時了解教師的科研和教學效果，反饋研究生的學習和科研信息，提出新的管理目標，使教學、科研和管理工作始終處在一個新起點和高水平的層次上運轉。

1.2系統化管理提高管理效率

研究生信息管理系統一般涉及招生、學籍、培養、思政教育、學位、學科、就業七個職能部門，信息需要在不同部門之間傳遞和處理，某個部門數據的輸入可能是另一個或幾個部門數據的輸出。大多時候，數據并不是從第一個部門順序地傳遞到最后一個部門，而是經過一些中間部門的處理重新回到前一個部門，有些甚至會經過有限次的循環，才會進入下一個部門。信息的價值在于其準確性和時效性，凡是上級部門和學校領導需要掌握、處理的重要情況和突發性事件、重要思想動態等信息，要及時收集、迅捷上報。這樣才能最大限度的體現信息的價值，提高管理效率。

系統化管理就是用系統理論和系統工程方法，來處理物流、人流和信息流的關系，處理好三流的關系是現代系統管理的關鍵。物流是組織運行的主體，物流中伴有信息流，而信息流是對物流、人流的反映，調節著物流和人流的數量、方向、速度和目標，駕馭著人和物，做有目的和有規則的活動。在研究生管理中，信息量和信息速度與研究生規模呈正比例關系，研究生規模越大、越復雜、信息量的增長就越大，對信息傳遞的速度的準確度要求就越高，信息流發生堵塞、中斷、停頓的風險就也就越大。

實行系統化管理可以從以下三個方面提高管理效率：

（1）系統化管理可以避免信息系統重復開發。重復開發造成人力、物力的極大浪費，而且由于力量分散，開發的信息系統大多質量不高。實行系統化管理可以集中力量，整合資源，開發出高質量的信息系統。

（2）系統化管理可以規范、統一信息標準。目前研究生信息管理系統大部分是各個學校根據需要自行設計的，其操作平臺、數據庫管理系統、開發工具、網絡環境等均沒有統一標準。在教育部的信息標準頒布之前，各個學校自行設計的信息系統的數據庫是不相同的，數據庫的字段名、類型、長度等也不相同，無法實現信息共享。即使在同一學校，各主管部門為適應自身的需要而開發的管理信息系統之間也缺乏整體間的統一規劃，很難實現各部門之間的信息共享與信息傳遞。實行系統化管理能夠把各個院校，各個部門使用的信息系統統一起來，提高信息處理和信息傳遞的速度和準確率，提高管理效率。

（3）系統化管理能使信息實現適時處理。雖然信息系統實現了聯網，但受技術條件限制或安全方面的考慮，某些信息的處理工作仍是單機條件下的事務處理系統，信息還不能真正實現實時處理，例如學籍情況的變動，并不能立刻在其它部門反映出來。只有實行系統化管理才能實現真正的實時處理，提高信息管理的效率。

1.3系統化管理水平提高的標志

隨著研究生規模的不斷擴大，傳統的管理方式、手段，已經不能滿足研究生管理工作的需要。因此，利用信息技術和網絡技術，實現研究生教育管理的信息化，盡可能減少管理人員的工作量，使數據可以重復利用與充分共享，為學校師生和社會各界提供多樣化的信息服務勢在必行。為了適應研究生教育高速發展的需要，不僅要從研究生教育的管理體制、運行機制上加以改變，還應當從管理的觀念、手段和方法上加以變革，加快信息化建設的步伐，全面提高研究生教育的管理水平。

系統化管理就是要協調研究生教育各個部門，發揮各個部門的優勢，避免各自為政，重復開發等造成資源的不必要浪費，也有利于數據在各部門的共享和傳遞。系統化最重要的作用是實現研究生信息管理的有序性，研究生教育需要經過各個階段，大多數情況下，只有上一個階段工作完成，才能開始下一階段工作，如：只有修夠足夠的必修課和選修課學分，才能進行答辯。這就需要對信息管理進行系統化設計，保證此功能的實現。系統化管理是研究生信息管理水平提高的一個重要標志。

2 研究生信息管理的系統化管理理念

長期以來，由于管理人員、資金和技術等方面的原因，研究生教育管理工作仍然處于分散式管理的初級階段，部分管理人員已經習慣了“傳統管理”的工作方式，要實現由“傳統管理”到“信息系統化管理”的轉變，將是一個十分困難的過程，需要一段較長的時間。信息系統化管理不僅是簡單地在辦公桌上放一臺計算機，管理人員能操作計算機，能打字上網就行了，而更多地是需要這些管理人員管理觀念的轉變，以及自身素質的不斷提高。研究生信息管理的系統化管理理念主要有：

2.1統一認識，信息共享

研究生教育一般為2年或3年，從時間的先后順序上可分為招生、培養和學位三部分，具體管理工作是由許多個部門共同完成的，各個部門負責不同的工作，如：招生部門負責研究生入校的初試、復試和錄取；培養部門負責研究生在學期間的學習、培養等；就業部門負責研究生的就業指導工作。各司其職，顯得合理有序。但從現實來看，許多高校都遇到了一個突出問題，即因在不同部門應用不同的管理方法，雖然在不同范圍內有不同收效，但要實施統一管理、系統管理卻出現了問題。一些高校明顯暴露出研究生培養部門之間各自為政，協作環節薄弱等問題。研究生教育管理成本加大，整體管理水平卻有所降低。基于系統化的管理要求，在研究生教育管理過程中需要各部門統一認識，信息共享。

目前研究生教育管理存在的主要問題是各部門管理者的認識問題。一是領導者中傳統的管理思維方式認為管理是領導者對他人的管理，習慣于采用人管人的方法。二是一些高校領導只是將研究生教育管理工作交給各部門分管領導負責，并沒有納入高校研究生教育整體的戰略規劃。三是一些高校缺乏研究生教育的系統思考，難以實施統一管理。解決上述問題的有效方法之一就是強化培訓，在培訓的基礎上使各部門領導統一認識，只有在統一認識的基礎上，系統化管理才能奏效。

信息共享，顧名思義就是各部門共享信息資源，信息資源的共享和利用，可以有效地提高研究生教育管理水平，降低信息搜集和處理的費用。但是由于缺少總體規劃，多年來研究生教育各部門分散開發或引進的信息系統，有相當一部分相互之間信息不能共享，形成了信息孤島，嚴重制約了信息共享。因此，高校必須采取有效措施，盡快減少甚至消除信息孤島，提高信息資源的利用效率。

2.2協同管理，職責分明

協同就是協作，即共同作用。協同效應是指在復雜大系統中各子系統的協同行為產生出的超越各要素自身的單獨作用，從而形成整個系統的統一作用和聯合作用。從系統學角度看，協同管理就是要通過對有若干子系統組成的系統進行時間、空間和功能結構的重組，產生一種具有“競爭—合作—協調”的能力。具體到研究生教育管理中，協同管理就是將高校的各種資源(包括人、科研成果、財物、信息、流程)關聯起來，使之能夠為了完成共同任務或目標而進行的協調或運作，通過對有限資源的最大化開發利用，實現這些資源的利益最大化，消除在協作的過程中產生的各種壁壘和障礙。

部門協同管理自然涉及到權責和利益分配問題，為了避免部門協作中出現問題，必須堅持“職責分明”原則。無論是設置崗位，還是配備人員，最重要的一點就是崗位人員要“職責分明”，誰該做什么，不該做什么；誰有權做什么，無權做什么，都要清清楚楚，明明白白。“職責分明”的優點有三：一是研究生管理的每個工作崗位都有專人負責，以防止出現因無明確分工而使有些工作好像人人有份但出了事又找不到人承擔責任和后果；二是讓研究生管理中每一個人都有特定的工作范圍和權力，使他們各司其職，各負其責，把精力集中于自己的工作，既能提高工作效率，又易于提高個人的業務水平；三是使研究生管理中每個人的職責和權限經緯分明，防止越級施權行為的發生，當有人越權時也可追究責任。并且制定嚴格的獎懲措施，促進研究生管理工作的良性循環和健康發展。

3 研究生信息管理的系統化管理方式和手段

研究生信息管理涉及到的部門、數據庫和用戶都比較多，對某些數據安全性要求高，因而信息管理系統的設計、開發以及后期維護將會是一個比較復雜的系統化過程。系統人員需要在對系統進行調研、分析和研究的基礎上提出開發信息管理系統的總體規劃原則、設計方案和使用時的維護計劃。基于研究生教育信息管理的特殊性和復雜性，研究生信息管理的系統化管理必須從管理的規范化入手，制定一整套嚴格的管理制度。研究生信息管理的系統化管理方式和手段主要有：

3.1建立“管理系統”，搭建共享平臺

研究生教育管理工作核心內容的一致性，為研究生教育管理部門建立管理系統，搭建共享平臺提供了可實施性。研究生教育管理部門在規模、機構設置和管理模式等方面雖存在諸多差異，但其教育管理工作的核心內容具有一致性。以學籍為例，學籍管理內容中包括研究生的姓名、性別，出生年月、畢業院校等基本信息，每個信息都可以用標準的數據來描述，并對數據進行歸納和提煉，從而形成可以廣泛應用的標準。在管理過程中即使有些很難形成統一標準的，如課程等，也可在分類方式、編碼方式上統一規定。在目前不同的管理體系下，如果沒有一個統一規范的標準，研究生教育管理將面臨許多問題，如軟件設計開發平臺較多，軟件設計水平不一，擴充性、開放性、靈活性、兼容性較差，重復開發，資源浪費嚴重，信息管理服務對象少，服務范圍小等。研究生教育管理共享平臺的建立，為解決上述問題提供了有力的工具。它不但可以解決信息編碼不準確而導致的上報信息不能直接傳遞，系統不能交叉應用，開發人員之間不能對話等問題，也可以為各個高校之間的信息交流提供一條高效便捷的通道。同時可以利用服務與數據庫技術，建立更為人性化的信息系統，為管理人員和研究生提供多方面的服務。因而，研究生教育信息管理系統標準和共享平臺的建立，是提高研究生教育管理水平的必由之路。

3.2共同維護，完善數據信息

研究生教育管理在一個管理周期中均包括招生、培養、學位授予等基本環節，每個環節下又有一些子環節。例如，招生環節包括錄取、學籍子環節；培養環節包括課程學習、科研技能學習子環節；學位環節包括論文預答辯和論文答辯子環節。各個環節相輔相成，組成一個有序的整體，這是研究生教育管理工作的本質及共性。數據信息就是在這些環節或子環節中產生、加工、儲存、傳遞的。一個完整的信息往往是由多個部門共同“生產”的，所以信息系統需要教育管理部門共同維護。然后再根據研究生教育管理部門使用的情況，利用數據倉庫對數據挖掘分析，對信息管理系統進行科學改造，從而增加它的科學性和適用性。

3.3加強安全管理，制定應急預案

研究生教育系統化管理是基于Web的，不可避免的會存在網絡方面的問題，這是我們實現系統化管理所必須考慮的，也是系統化管理面臨的主要挑戰。首先是網絡癱瘓問題。雖然網絡技術已經有極大的發展，但仍會出現各種新的問題，造成網絡的不順暢甚至癱瘓，給研究生信息管理系統造成極大的麻煩。其次是網絡安全問題，計算機病毒及蠕蟲、網絡黑客都會給系統的安全帶來威脅，尤其是學生成績、財務信息等敏感信息一旦泄露或被篡改，都會造成不可彌補的損失。所以，我們在進行系統化管理時，一定要考慮網絡安全因素，加強防火墻建設。對一些重要數據要隨時備份，以防系統出現問題時，造成數據丟失。與此同時，還要制定應急預案，避免網絡出現問題，整個管理工作陷入癱瘓狀態。

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