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篇(1)

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

中圖分類號：K206 文獻標識碼： A

一、紙質(zhì)檔案管理概況

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴謹、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：

1. 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運用資本投資不動產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個流水作業(yè)，須多個作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點數(shù)目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。

檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。

2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。

參考文獻：

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[3]高穎，吳荔妍.對電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存的思考[J].福建檔案，2002（01）.

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；紙質(zhì)檔案管理；管理人員素質(zhì)；防護措施

檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的內(nèi)容，對改進服務(wù)質(zhì)量，推動醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。紙質(zhì)檔案是重要的檔案形式，對病例、人事、財物等信息有詳細和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項工作有效開展提供參考和依據(jù)。因此，為促進紙質(zhì)檔案作用的充分發(fā)揮，健全完善管理規(guī)章制度，提高紙質(zhì)檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責(zé)任心不強，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升，對醫(yī)院各項工作的開展也產(chǎn)生不利影響。為轉(zhuǎn)變這種情況，管理人員應(yīng)該結(jié)合新形勢和新情況，健全制度措施，明確相關(guān)人員職責(zé)，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平不斷提升。

1 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的意義

紙質(zhì)檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財務(wù)等內(nèi)容，對醫(yī)院各項工作的有效開展具有積極作用。作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該充分認識紙質(zhì)檔案管理的重要作用，結(jié)合新時期和新需要，將相關(guān)規(guī)范要求嚴格落實到位，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平提升，也為醫(yī)院各項工作順利開展提供保障。

1.1 滿足使用需要

結(jié)合醫(yī)院新時期和新情況，采取措施加強紙質(zhì)檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過程中，應(yīng)該由管理人員對紙質(zhì)檔案進行編號和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據(jù)需要進行查詢，滿足檔案管理需要，對推動醫(yī)院各項工作發(fā)展具有積極作用。

1.2 延長使用壽命

紙質(zhì)檔案管理需要做好防水和防火災(zāi)工作，并且重視防止鼠害的發(fā)生，保證檔案材料完整，質(zhì)量狀況良好，延長使用壽命，為檔案資料使用創(chuàng)造條件。具體來說，在管理過程中，醫(yī)院應(yīng)該加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善存儲柜和檔案室的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保室內(nèi)溫度和濕度適宜。并重視醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進紙質(zhì)檔案使用壽命延長，為各項工作開展創(chuàng)造便利。

1.3 提高管理水平

增強紙質(zhì)檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫(yī)院檔案管理部門不可忽視的內(nèi)容。具體來說，在醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理過程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責(zé)。加強紙質(zhì)檔案資料存儲工作，為各項活動順利開展創(chuàng)造便利。同時還可以及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，彌補管理工作存在的缺陷，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果提升。

2 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的不足

雖然加強紙質(zhì)檔案管理工作具有重要作用，但在醫(yī)院檔案管理的具體活動中，一些工作人員責(zé)任心不強，沒有嚴格落實紙質(zhì)檔案管理的規(guī)章制度和相應(yīng)的措施，影響紙質(zhì)檔案管理水平提升和作用的充分發(fā)揮。具體來說，新時期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理存在以下方面的缺陷。

2.1 檔案保護意識淡薄

忽視對紙質(zhì)檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質(zhì)檔案管理工作效率。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對紙質(zhì)檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術(shù)等方面采取完善措施，不利于提升醫(yī)院紙質(zhì)n案管理效果。

2.2 管理人員素質(zhì)較低

很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡老化，結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)技能偏低。在對紙質(zhì)檔案進行管理的過程中，沿用傳統(tǒng)方式方法進行，難以全面提升管理工作效率?；蛘邔n案管理人員的管理和培訓(xùn)存在不足，有效的教育學(xué)習(xí)活動缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。

2.3 檔案防護措施不足

在利用檔案的過程中，忽視采取措施對紙質(zhì)檔案進行防護。翻閱和復(fù)印檔案資料時忽視加強管理，對紙質(zhì)檔案造成一定損害，也容易降低紙質(zhì)檔案的使用壽命。

2.4 紙質(zhì)檔案防災(zāi)不足

醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防災(zāi)措施不到位，包括火災(zāi)、鼠害等內(nèi)容，要結(jié)合管理需要健全相關(guān)制度，推動紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作效率提升。一些醫(yī)院缺乏紙質(zhì)檔案管理的應(yīng)急機制，一旦發(fā)生危害也難以及時處理，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升。

3 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的對策

為有效應(yīng)對實際工作存在的不足，提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平，結(jié)合新時期和新形勢，讓紙質(zhì)檔案更好為醫(yī)院的各項工作服務(wù)，可以采取以下改進和完善措施。

3.1 提高紙質(zhì)檔案保護意識

整個醫(yī)院范圍內(nèi)要重視檔案管理宣傳工作，營造良好氛圍，激發(fā)管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項工作當(dāng)中。管理人員是開展紙質(zhì)檔案管理的首要因素，必須調(diào)動他們的主動性，滿懷熱情開展紙質(zhì)檔案管理的各項工作。醫(yī)院在日常工作中要增進相互交流，明確紙質(zhì)檔案管理的重要性，潛移默化增強檔案管理人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，增強檔案管理的責(zé)任意識，有效規(guī)范檔案管理各項工作。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院要注重引進專業(yè)基礎(chǔ)扎實、綜合水平高、檔案管理技能強的管理人員，充實醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作隊伍，有效規(guī)范各項活動。構(gòu)建完善的紙質(zhì)檔案管理人員培訓(xùn)制度，采用現(xiàn)場授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓(xùn)活動的實效性。進而增進相互聯(lián)系，激發(fā)檔案管理人員的主動學(xué)習(xí)意識，增強責(zé)任心和管理技能，有效適應(yīng)紙質(zhì)檔案管理工作需要，也為醫(yī)院各項工作的有效開展創(chuàng)造條件。

3.3 落實紙質(zhì)檔案防護措施

管理人員要加強紙質(zhì)檔案的防護工作，確保紙質(zhì)檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作，確保庫房處于適宜的溫度和濕度，并且?guī)旆窟€要具有良好的關(guān)照和通風(fēng)條件，確保紙質(zhì)檔案存放環(huán)境良好，延長紙質(zhì)檔案使用壽命，最大限度降低紙質(zhì)檔案發(fā)生病害的可能，促進紙質(zhì)檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施，防止陽光直射，重視庫房日常清潔和消毒工作，并且對出現(xiàn)的問題及時清除和處理，有效提升紙質(zhì)檔案管理水平。

3.4 注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作

增強管理人員有效應(yīng)對紙質(zhì)檔案管理突發(fā)事件的能力，重視紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作，促進工作水平提升。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要，嚴格落實各項規(guī)定和制度措施，建立安全事故應(yīng)急處理機制，提高紙質(zhì)檔案防火、防潮、防鼠害、防地質(zhì)災(zāi)害等各項工作技能。重視實現(xiàn)演戲和訓(xùn)練，定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，促進工作人員綜合技能提升。這樣即使當(dāng)突發(fā)事件來臨時，管理人員能夠明確自己應(yīng)該怎樣做，有效撤離和保護紙質(zhì)檔案，盡量避免不必要的損失出現(xiàn)。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理是不可忽視的內(nèi)容，也是管理人員必須重視的問題。作為醫(yī)院檔案管理人員，日常工作中應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案管理需要，認識加強紙質(zhì)檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規(guī)范醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的各項工作，進一步提升紙質(zhì)檔案管理水平，為醫(yī)院各項工作有效開展創(chuàng)造便利。

參考文獻

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[2]孫鳳麗.淺談紙質(zhì)檔案管理的保護工作[J].北京檔案，2016（2），109

[3]許明蓉.如何做好紙質(zhì)檔案的管理[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2015（5），265-266

篇(3)

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；二級學(xué)院；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02

1 教學(xué)檔案概述

教學(xué)檔案是指二級學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學(xué)校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學(xué)院的發(fā)展軌跡。

2 教學(xué)檔案的作用

隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。

隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實施都由二級學(xué)院進行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國進入21世紀以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級學(xué)院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學(xué)院的高度重視。因為檔案是回顧總結(jié)和評估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進現(xiàn)代化計算機工具，這樣才能真正做好高校二級學(xué)院的檔案的管理工作。

3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容

3.1 學(xué)院的管理類文檔

管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。

3.2 教學(xué)科研類檔案

教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。

3.3 教學(xué)日常運行的管理類檔案

主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時也包括各個學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實踐教學(xué)材料等。

3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計類的文檔

其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業(yè)設(shè)計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。

4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施

4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全

本科教學(xué)檔案資料庫的構(gòu)建，本身就是一項日常化的教學(xué)管理工作，需要長期進行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨立的機構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實好每個管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長久地定期檢查工作。

為了更好地管理二級學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。

4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度

檔案管理工作下放到二級學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級學(xué)院自不斷擴大，相關(guān)管理體系和制度也要進行適應(yīng)性的改變。

從目前情況來看，大多數(shù)二級學(xué)院并未在此問題上進行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點應(yīng)該在二級學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學(xué)校的檔案管理工作中時有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。

建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時，應(yīng)當(dāng)抓住機遇面對挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。

4.3 嚴格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時間點

確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級學(xué)院本科教學(xué)資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計論文；對于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計論文，保存4年即可；對于學(xué)生日常的實習(xí)、實驗等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。

對于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進行歸檔整理，但要注意對一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會對各學(xué)院本科的檔案庫進行檢查和評價。在學(xué)期中，學(xué)院也會根據(jù)管理規(guī)定對各學(xué)院的教學(xué)工作進行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關(guān)的檔案管理工作進行復(fù)查。因為學(xué)校對二級教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫的建設(shè)和維護情況。這樣做能促使檔案庫相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。

5 結(jié) 語

教學(xué)檔案工作作為一個本科二級學(xué)院對教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實記錄，是對高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評價的重要指標和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴格執(zhí)行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進高科技的管理方式，應(yīng)用計算機相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。

主要參考文獻

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1 紙質(zhì)檔案與電子檔案

1.1 紙質(zhì)檔案

以紙張為載體的檔案被我們稱為紙質(zhì)檔案，這類檔案具備著不易被篡改、檔案原始記錄性得以實現(xiàn)較好保存的特性。在紙質(zhì)檔案的具體應(yīng)用中，其本身擁有著載體穩(wěn)定、使用壽命較長、能夠為企業(yè)提供充分的查考依據(jù)等優(yōu)點，而同時紙質(zhì)檔案也存在著占用庫房面積大、易于磨損、造成紙張浪費、難以實現(xiàn)信息資源共享等劣勢，這些優(yōu)勢與劣勢的存在使得我們能夠較為深入的認識紙質(zhì)檔案[1]。

1.2 電子檔案

與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的，通過?算機磁盤等設(shè)備進行存儲的檔案被稱為電子檔案，其本身與紙質(zhì)檔案在載體上便存在著本質(zhì)性的不同。對于電子檔案來說，其本身具備著處理便捷、易于共享的優(yōu)點，這些優(yōu)點的存在使得電子檔案在現(xiàn)代化社會中能夠發(fā)揮遠勝于紙質(zhì)檔案的功用。不過值得注意的是，電子檔案本身也存在著技術(shù)依賴性較高、面臨多重安全風(fēng)險等劣勢，這些也必須引起我們的高度重視[2]。

2 電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

在簡單了解電子檔案與紙質(zhì)檔案后，為了能夠更為深入完成本文研究，我們還需要明晰電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀。在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案在電力設(shè)計企業(yè)的日常運行中都發(fā)揮著較為重要的作用，其中電子檔案主要滿足企業(yè)中同類型的工程設(shè)計圖紙參考與套用的需求，而這一需求的滿足就使得電力設(shè)計企業(yè)的工作效率實現(xiàn)了較好提升，以往使用人工調(diào)曬底圖4min/1張到電子檔案支持下實現(xiàn)的打印機出圖2.5s/1張就是電子檔案優(yōu)越性的最好體現(xiàn)；而在電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用中，紙質(zhì)檔案主要用于工程驗收、決算等工作中，這一應(yīng)用主要是由于紙質(zhì)檔案具備著原始記錄性這一真實可信的法律憑證所致。結(jié)合電子檔案與紙質(zhì)檔案在電力設(shè)計企業(yè)中的應(yīng)用我們不難發(fā)現(xiàn)，兩種檔案都存在著較高的存在必要性，但由于電力企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理往往需手工操作，并存在著耗時長、效率低的問題，這就使得電力設(shè)計企業(yè)的檔案管理本身需要改變當(dāng)下的管理現(xiàn)狀[3]。

3 電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

結(jié)合上文論述我們能夠較為深入的了解電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，而想要保證兩種檔案能夠較好滿足電力設(shè)計企業(yè)運行需求，我們就必須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢互補，即電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，而結(jié)合相關(guān)文獻資料與自身實際工作經(jīng)驗，筆者提出了重要電子檔案文件紙質(zhì)化、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存、正視電子檔案管理難點三方面建議。

3.1 重要電子檔案文件紙質(zhì)化

為了保證電子檔案與紙質(zhì)檔案更好服務(wù)于電力設(shè)計企業(yè)，電力設(shè)計企業(yè)首先就需要實現(xiàn)重要電子檔案文件紙質(zhì)化，這樣才能夠保證自身檔案管理工作更好服務(wù)于企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展實現(xiàn)。上文中筆者曾提到，紙質(zhì)檔案本身具備著較強的原始記錄性，而這一特性恰恰是電子檔案所不具備的，而由于我國當(dāng)下的電子檔案的憑證價值較低，這就使得電力設(shè)計企業(yè)必須將可能用于生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟糾紛、事故責(zé)任認定的電子檔案文件紙質(zhì)化，這樣才能保證檔案管理更好服務(wù)于電力設(shè)計企業(yè)[4]。

3.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存

除了重要電子檔案文件紙質(zhì)化外，想要實現(xiàn)高質(zhì)量的電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，電力設(shè)計企業(yè)還必須實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存，這里的并存指的是電力設(shè)計企業(yè)檔案管理工作需要既保存電子檔案又保存紙質(zhì)檔案。具體來說，電力設(shè)計企業(yè)需要將需要永久保存的電子檔案紙質(zhì)化，將具備企業(yè)信息資源共享需求的紙質(zhì)檔案電子化，這樣才能夠保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存實現(xiàn)，二者也才能夠更好服務(wù)于電力設(shè)計企業(yè)，為其長期可持續(xù)發(fā)展的實現(xiàn)提供有力支持[5]。

3.3 正視電子檔案管理難點

除了上述兩方面外，電力設(shè)計企業(yè)想要較好實現(xiàn)自身的紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，還必須正視電子檔案管理難點。對于電力設(shè)計企業(yè)的電子檔案管理來說，這一電子檔案管理本身對于電子檔案對存儲條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全等都存在著較高的要求，這些要求的存在本身就對電力設(shè)計企業(yè)的紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理提出了較高挑戰(zhàn)，為此電力設(shè)計企業(yè)必須高度重視自身檔案管理工作，大力看展計算機管理系統(tǒng)的開發(fā)、優(yōu)質(zhì)檔案管理平臺的構(gòu)建、做好機密檔案的加密等都屬于電力設(shè)計企業(yè)可以開展的具體措施。值得注意的是，電力設(shè)計企業(yè)的電子檔案管理需要實現(xiàn)主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的信息資源共享，這樣才能保證電子檔案管理更好服務(wù)于電力設(shè)計企業(yè)。

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一、電子檔案的優(yōu)點和缺點

（一）電子檔案優(yōu)點

1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點

（一）紙式檔案的優(yōu)點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

四、結(jié)論

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【關(guān)鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖?，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當(dāng)對其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點

（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進入了全新的時代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果?？偠灾?，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關(guān)信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當(dāng)今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設(shè)立嚴密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進了紙質(zhì)檔案的進一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準確無誤地對紙質(zhì)檔案進行搜索。就科研項目的長遠發(fā)展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许椖坎牧蠙n案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語

在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進檔案管理工作進一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

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篇(7)

電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統(tǒng)，對于管理人員來說，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。

（一）電子檔案呈現(xiàn)計算機的數(shù)字化信息形態(tài)電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見這般變化可謂驚人。

（二）電子檔案管理信息是獨立的，紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會發(fā)生改變，卻可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行轉(zhuǎn)換。

二、電子檔案管理

（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會

將電子文件的檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進行保存主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設(shè)備、證據(jù)性、管理技術(shù)與方法、通訊設(shè)備等各個方面還依舊存在問題。當(dāng)然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒有技術(shù)過硬的員工，優(yōu)越的科學(xué)管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實現(xiàn)雙套歸檔的局面形成?？烧f在相當(dāng)長的一段時間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術(shù)的成熟以及各個方面的條件一應(yīng)俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉(zhuǎn)換成為電子檔案①。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準確的標識關(guān)系。如：在電子檔案管理中的每個內(nèi)容都要詳細的標注相互對應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細標注相互對應(yīng)的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應(yīng)，內(nèi)容相互一致②。

（二）可靠性的原則

電子檔案管理是必須準確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網(wǎng)絡(luò)中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿陔娮訖n案管理的可靠性和證據(jù)性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關(guān)于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的③。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴格的規(guī)范工作人員嚴格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴格檢查把關(guān)，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復(fù)制、鑒定、整理等各個環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應(yīng)的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導(dǎo)致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴守遵循的。

（三）效率原則