序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇單位檔案管理基本情況范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

1.學(xué)生檔案信息應(yīng)該具有豐富性

學(xué)生的檔案具有一定的實(shí)用性和方便性，能在需要的時(shí)候第一時(shí)間了解學(xué)生的信息，也能反映學(xué)生在學(xué)校期間的成長(zhǎng)過(guò)程和情況。以前，我們收集到學(xué)生的基本信息就是靜態(tài)的信息，根本不能反映學(xué)生受教育后的素質(zhì)水平發(fā)生怎樣的變化，實(shí)用性不高。如果能從實(shí)用性角度收集學(xué)生檔案的信息，就會(huì)創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，使學(xué)生檔案里的內(nèi)容更豐富。

2.學(xué)生信息檔案信息應(yīng)該表現(xiàn)出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數(shù)據(jù)真實(shí)反映出學(xué)生的成長(zhǎng)基本情況。目前，我國(guó)已經(jīng)有比較完備的管理系統(tǒng)可以有效記載學(xué)生相關(guān)的靜態(tài)信息和數(shù)據(jù)，同時(shí)能拓展記載學(xué)生成長(zhǎng)信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學(xué)生多方面成長(zhǎng)信息同時(shí)記載和記錄，這樣不但有利于樹(shù)立學(xué)生的自信心，而且能夠?qū)崿F(xiàn)自身價(jià)值，對(duì)于建設(shè)學(xué)校教學(xué)資源和展現(xiàn)教學(xué)水平都起著促進(jìn)作用。

3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現(xiàn)代檔案管理方式，重新進(jìn)行審理檔案管理規(guī)定內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。既要有利于學(xué)生發(fā)展，又要在不損害學(xué)生權(quán)益信息提取的同時(shí)，做到靈活利用，真正達(dá)到服務(wù)學(xué)生和服務(wù)社會(huì)的目的。

二、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業(yè)人事管理還是學(xué)生檔案管理，都應(yīng)該遵守檔案管理?xiàng)l例，從無(wú)到有和從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的工作程序。從形成來(lái)說(shuō)，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發(fā)展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來(lái)說(shuō)，隨著信息資料不斷豐富和管理細(xì)節(jié)增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環(huán)節(jié)。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

當(dāng)前我國(guó)就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻，中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學(xué)生就業(yè)中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業(yè)生離開(kāi)學(xué)校后再整理檔案的管理方式，從學(xué)生進(jìn)入學(xué)校后就開(kāi)始著手準(zhǔn)備建檔工作，以免因臨時(shí)需要卻大費(fèi)周章尋找，造成學(xué)生信息基本情況不完備和不準(zhǔn)確等情況。在檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序中，應(yīng)該建立一套比較完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新學(xué)生的最新情況，及時(shí)收集各部門(mén)有關(guān)學(xué)生的最新動(dòng)態(tài)，有關(guān)學(xué)生的入黨和獎(jiǎng)懲情況等重要信息，做到及時(shí)歸檔，使學(xué)生檔案具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性，并且保證學(xué)生檔案保持最新?tīng)顟B(tài)，真正加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作。

3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

當(dāng)前，我國(guó)一直在追求無(wú)紙化辦公，當(dāng)然無(wú)紙化辦公應(yīng)該進(jìn)入到學(xué)生檔案管理中。各學(xué)校應(yīng)該將計(jì)算機(jī)作為輔助工具，利用檔案數(shù)字化管理學(xué)生檔案，在具體操作過(guò)程中，應(yīng)該建立相關(guān)檔案網(wǎng)站或者網(wǎng)頁(yè)，加強(qiáng)電子文件的管理和歸檔等情況，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時(shí)，還應(yīng)該規(guī)范管理學(xué)生檔案中的最初材料的內(nèi)容、形式、格式等要求，利用當(dāng)前先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將每屆學(xué)生的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，建立學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，綜合管理學(xué)生檔案。

4.構(gòu)建檔案管理反饋系統(tǒng)

及時(shí)準(zhǔn)確地反映出畢業(yè)生的基本信息，根據(jù)已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專(zhuān)業(yè)人才的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行研究和商討，及時(shí)調(diào)整學(xué)校招生計(jì)劃、設(shè)置專(zhuān)業(yè)、計(jì)劃教學(xué)、教學(xué)方式等，使學(xué)生能夠適應(yīng)人才市場(chǎng)的需求，提高學(xué)生的基本技能和綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語(yǔ)

篇(2)

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

人事n案是個(gè)人履歷的記錄，是個(gè)人參加社會(huì)經(jīng)歷的憑證，具有極高的社會(huì)價(jià)值。人事檔案管理工作是國(guó)家法律規(guī)定的一項(xiàng)基本而且重要的工作。事業(yè)單位的人事檔案管理工作具備多元化的特點(diǎn)，記載著單位員工的身份，資歷，工作表現(xiàn)等等基本情況，這些基本情況與員工的福利待遇，社會(huì)保證以及組織關(guān)系都有著密切的關(guān)系。因此管理好人事檔案對(duì)于提高事業(yè)單位行政效率，提高員工工作的積極性有著重要的作用。

2當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1傳統(tǒng)人事檔案管理已不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需求

隨著科技的快速發(fā)展，信息技術(shù)的全面覆蓋，傳統(tǒng)的保存人事檔案的方法已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)新時(shí)代的要求。傳統(tǒng)的保存方式一直采用紙張保存，紙張質(zhì)地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現(xiàn)代使用的是計(jì)算機(jī)管理，但是計(jì)算機(jī)記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

2.2當(dāng)前人事檔案管理工作不適應(yīng)改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)實(shí)施，事業(yè)單位將實(shí)行崗位聘用制，建立公開(kāi)招聘、解聘、辭聘制度，人員流動(dòng)頻繁，人員的隸屬關(guān)系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動(dòng)。在檔案內(nèi)容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的十類(lèi)進(jìn)行收集，許多單位沒(méi)有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補(bǔ)充相應(yīng)的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過(guò)程中單位形成的考察性?xún)?nèi)容。

2.3人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)難以適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，它需要管理人員具備系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，以應(yīng)對(duì)管理過(guò)程中產(chǎn)生的各種問(wèn)題。如今很多事業(yè)單位的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技能，不能對(duì)檔案進(jìn)行程序化和系統(tǒng)化的管理。有些單位甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)人員對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，只是在人動(dòng)時(shí)抽調(diào)別的部門(mén)人員進(jìn)行臨時(shí)的檔案管理，導(dǎo)致了單位人事檔案管理混亂，難以適應(yīng)新時(shí)代管理的需要。

2.4信息技術(shù)的迅速發(fā)展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個(gè)單位也采用了電腦來(lái)管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實(shí)用，成本也較為低廉。可是在許多單位仍舊習(xí)慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)本身的限制只能把個(gè)人信息，檔案目錄輸入，調(diào)閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

2.5領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄對(duì)人事檔案工作的重視程度不夠

事業(yè)單位管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同，如果領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)人事檔案管理的重視，將會(huì)給單位的檔案管理工作帶來(lái)極大的阻礙。如今不少單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的管理意識(shí)淡薄，認(rèn)為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調(diào)動(dòng)就可以，造成了人事檔案的管理長(zhǎng)期處于應(yīng)付的狀態(tài)，難以高效的發(fā)揮其作用。

3人事檔案工作應(yīng)如何適應(yīng)新形勢(shì)的需要

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)更新思想觀念創(chuàng)新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發(fā)展和提高，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，正確認(rèn)識(shí)檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，從人、財(cái)、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

3.2不斷完善補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容適應(yīng)事業(yè)單位改革需要

隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革工作的推進(jìn)和《新勞動(dòng)合同法》的實(shí)施，事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制。對(duì)于人事檔案工作來(lái)說(shuō)，要按改革發(fā)展的需要，不斷豐富人事檔案的內(nèi)容。例如：?jiǎn)T工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協(xié)議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業(yè)績(jī)以及參與重大活動(dòng)項(xiàng)目等材料，對(duì)員工的動(dòng)態(tài)管理等情況在人事檔案中應(yīng)如實(shí)記錄，歸檔材料的內(nèi)容要隨時(shí)補(bǔ)充完善。對(duì)于能夠反映員工的綜合素質(zhì)特別是文化素質(zhì)的內(nèi)容，包括個(gè)人文化程度、進(jìn)修情況、繼續(xù)教育情況、各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格等也應(yīng)在人事檔案中有所體現(xiàn)。隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的推進(jìn)，要不斷完善、補(bǔ)充人事檔案相關(guān)內(nèi)容，使人事檔案工作符合機(jī)構(gòu)改革的需要。

3.3充分運(yùn)用信息化辦公手段提高工作效率

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化辦公手段越來(lái)越多的應(yīng)用于人事檔案管理過(guò)程中，通過(guò)建立良好的信息化處理系統(tǒng)不僅可以快速方便的查閱人事檔案中的各類(lèi)所需要的材料，還可以大大提高工作效率。人事檔案信息化管理是發(fā)展的必然，必須引入計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

3.4增大資金投入與技術(shù)支持，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

篇(3)

關(guān)鍵詞： 高校學(xué)生檔案工作 存在問(wèn)題 對(duì)策

學(xué)生檔案是指學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的教育教學(xué)與管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人的基本經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、家庭基本信息的，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學(xué)生檔案主要包括：學(xué)生的高中檔案、高考報(bào)考資料、高校入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記

錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。

1. 高校學(xué)生檔案的重要性

學(xué)生檔案不僅對(duì)教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且對(duì)學(xué)生能否順利就業(yè)，甚至對(duì)學(xué)生畢業(yè)后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也關(guān)系重大。學(xué)生檔案既是個(gè)人人事檔案的重要基礎(chǔ)，又是個(gè)人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學(xué)生檔案是學(xué)生基本情況的記載和在校綜合表現(xiàn)的證明。學(xué)生檔案既是學(xué)生基本情況的記載，又是學(xué)生在校表現(xiàn)的證明，對(duì)于核查新生入學(xué)資格與確認(rèn)獲取學(xué)籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學(xué)生個(gè)人歷史的有效窗口，又是加強(qiáng)學(xué)生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學(xué)生檔案是用人單位可信的依據(jù)與日后人事檔案的基礎(chǔ)。由于學(xué)生檔案材料真實(shí)地記載著學(xué)生的成長(zhǎng)歷史、思想表現(xiàn)、個(gè)人素質(zhì)、實(shí)踐能力、學(xué)業(yè)成績(jī)及家庭背景、社會(huì)關(guān)系等，因此，學(xué)生檔案是用人單位選擇畢業(yè)生或高校選拔新生的可信依據(jù)與重要參考，是學(xué)生就業(yè)后人事檔案的基礎(chǔ)材料，同時(shí)也是學(xué)校未來(lái)校友檔案的基礎(chǔ)信息。

2. 學(xué)生檔案工作的存在問(wèn)題

2.1 各地檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一，差異明顯。教育部《關(guān)于高中建立學(xué)生檔案的暫行規(guī)定》（［84］教中字002號(hào)）明確了高中學(xué)生檔案材料的內(nèi)容與構(gòu)成，但各地依此規(guī)定而設(shè)立的建檔要求與標(biāo)準(zhǔn)卻差異明顯，有的建檔案標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)全面、規(guī)范細(xì)致，有的卻簡(jiǎn)單粗放。以致有的學(xué)生檔案內(nèi)容全面、材料完整、填寫(xiě)規(guī)范，有的學(xué)生檔案材料卻只有一、二頁(yè)紙，過(guò)于簡(jiǎn)要、單薄，有的甚至以學(xué)生的高考電子檔案代替其中學(xué)紙質(zhì)檔案。

2.2 部分人員不認(rèn)真對(duì)待學(xué)生檔案。主要表現(xiàn)為制作檔案材料比較隨意，對(duì)學(xué)生的鑒定總結(jié)不全面、不完整，甚至只論學(xué)習(xí)不談其他，或只寫(xiě)優(yōu)點(diǎn)不寫(xiě)缺點(diǎn)；甚至有的學(xué)生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫(xiě)馬虎、潦草不清等。不少管理人員認(rèn)為學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)好則萬(wàn)事大吉，以致平時(shí)收集和審核檔案材料不及時(shí)不認(rèn)真；有的學(xué)生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認(rèn)；不及時(shí)向有關(guān)高校寄送大學(xué)新生的檔案。

2.3 學(xué)生對(duì)檔案不重視或太敏感。主要表現(xiàn)為不論學(xué)生在中學(xué)還是在大學(xué)期間，都馬虎大意不認(rèn)真填寫(xiě)檔案材料，或者三言?xún)烧Z(yǔ)高度概括綜合表現(xiàn)，甚至用圓珠筆填寫(xiě)檔案材料；部分學(xué)生對(duì)檔案太敏感，甚至不誠(chéng)信對(duì)待檔案，填寫(xiě)檔案時(shí)故意以偏概全或只寫(xiě)優(yōu)點(diǎn)與成績(jī)，以致檔案記錄與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開(kāi)；學(xué)生在大學(xué)新生入學(xué)時(shí)不按時(shí)向?qū)W校提交檔案，畢業(yè)生就業(yè)后又常常不及時(shí)查找檔案，以致急需檔案時(shí)，難以及時(shí)，甚至無(wú)法找到。

2.4 日常管理手段不科學(xué)、不先進(jìn)。主要表現(xiàn)為在日常工作中基本沒(méi)有應(yīng)用電腦和掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備進(jìn)行管理，依然停留在傳統(tǒng)的手工記錄狀態(tài)；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統(tǒng)手工為主，缺乏通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無(wú)法長(zhǎng)久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規(guī)范、不完善。主要表現(xiàn)為不少地方教育行政部門(mén)，對(duì)于學(xué)生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統(tǒng)性、嚴(yán)密性與科學(xué)性，以致更多的學(xué)校缺乏科學(xué)規(guī)范、系統(tǒng)全面的學(xué)生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)生檔案管理制度，工作中往往以相對(duì)隨意的臨時(shí)通知代替更注重嚴(yán)肅性和科學(xué)性的規(guī)章制度。

2.6 不重視對(duì)學(xué)生檔案的開(kāi)發(fā)利用。學(xué)生檔案進(jìn)到學(xué)校后，其日常利用主要表現(xiàn)在核查新生入學(xué)資格時(shí)審查其檔案材料，或者是當(dāng)學(xué)生有突發(fā)事件或意外事故發(fā)生時(shí)或需對(duì)學(xué)生作政審時(shí)而查閱其檔案信息。這種簡(jiǎn)單的利用，顯然與國(guó)家日益強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)教育和更注重因材施教的高等教育發(fā)展趨勢(shì)不適應(yīng)，更沒(méi)有發(fā)揮出學(xué)生檔案對(duì)于改進(jìn)教育教學(xué)工作與管理服務(wù)工作的應(yīng)有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執(zhí)。主要表現(xiàn)為用人單位在收到畢業(yè)生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢(qián)而基本不將收檔回執(zhí)寄回學(xué)校，或者是有寄回學(xué)校但沒(méi)有在寄檔回執(zhí)上蓋公章或沒(méi)有經(jīng)辦人簽名確認(rèn)，以致事后時(shí)間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學(xué)生檔案后的一年內(nèi)提供查詢(xún)服務(wù)，之后則根本無(wú)法追查。

3. 對(duì)存在問(wèn)題的解決辦法

3.1 完善學(xué)生檔案制度。為確保學(xué)生檔案管理有據(jù)可依和有章可循，省(市)教育行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)教育部、國(guó)家檔案局的相關(guān)法規(guī)，結(jié)合組織人事部門(mén)的有關(guān)要求等，出臺(tái)省（市）關(guān)于各級(jí)各類(lèi)學(xué)生檔案的管理規(guī)章。就學(xué)校內(nèi)部而言，應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案管理的基本依據(jù)與相關(guān)要求，及時(shí)制定本校學(xué)生檔案管理制度，明確細(xì)分各單位各部門(mén)及相關(guān)人員的具體職責(zé)，加強(qiáng)精細(xì)化管理，并注重管理過(guò)程的檔案建設(shè)，以保證能及時(shí)收齊學(xué)生檔案，并確保有差錯(cuò)時(shí)可以追究到相關(guān)人員的責(zé)任，并可以長(zhǎng)久持續(xù)地查找學(xué)生檔案的去向。

3.2 及時(shí)恰當(dāng)選配人員。相比于具備一定的專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷、職稱(chēng)與特長(zhǎng)，實(shí)踐證明，學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)更強(qiáng)調(diào)具有高度的工作責(zé)任心和政治責(zé)任感，以及嚴(yán)謹(jǐn)持久的細(xì)心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時(shí)松時(shí)緊，難于嚴(yán)格履行學(xué)生檔案管理職責(zé)。不論學(xué)生檔案是在學(xué)生處或就業(yè)中心還是在二級(jí)院系管理，或者是在學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理等，都應(yīng)按照學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)要求，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)，學(xué)生數(shù)在5000人以上的最好不要搞兼職負(fù)責(zé)制，而應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)職負(fù)責(zé)制。

3.3 加強(qiáng)檔案教育培訓(xùn)。一是對(duì)專(zhuān)職與兼職檔案管理員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就高校內(nèi)部而言，主要是對(duì)輔導(dǎo)員和班主任等學(xué)生工作人員和教務(wù)人員就學(xué)生檔案的作用意義、內(nèi)容范疇、制作要求、注意事項(xiàng)等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以強(qiáng)化其制作和管理學(xué)生檔案的責(zé)任心與科學(xué)性，確保其可以正確指導(dǎo)和制作合格的學(xué)生檔案；就外部而言，主要是對(duì)中學(xué)和中專(zhuān)教務(wù)主任與班主任加強(qiáng)學(xué)生檔案的相關(guān)培訓(xùn)。二是對(duì)廣大學(xué)生加強(qiáng)檔案教育，不論是在中學(xué)階段還是在大學(xué)階段，都要盡早和反復(fù)教育學(xué)生正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，填寫(xiě)基本要求與注意事項(xiàng)等，使其既能夠充分重視學(xué)生檔案的作用與價(jià)值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫(xiě)本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統(tǒng)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學(xué)生檔案信息和拓展學(xué)生檔案管理功能。具體做法：一是引入計(jì)算機(jī)軟件公司開(kāi)發(fā)成熟和應(yīng)用較普遍的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這可以簡(jiǎn)便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對(duì)較大；二是結(jié)合自身工作實(shí)際，組織專(zhuān)業(yè)人員編寫(xiě)制作學(xué)生檔案電腦管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣做所需資金相對(duì)較少，但需專(zhuān)業(yè)人員加強(qiáng)后繼維護(hù)。

3.5 加強(qiáng)外部督查力度。學(xué)生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開(kāi)展除了靠自身的落實(shí)外，在督查指導(dǎo)方面主要靠專(zhuān)職檔案管理員對(duì)兼職人員進(jìn)行內(nèi)部督查，或者是依靠專(zhuān)職人員的自查自糾。實(shí)踐證明這并不夠，還需要加強(qiáng)來(lái)自外單位專(zhuān)業(yè)的督查指導(dǎo)，最好能夠推行旨在“以評(píng)促建、以評(píng)促改、評(píng)建結(jié)合”的管理制度，推行確有困難的也應(yīng)加強(qiáng)本單位其他相關(guān)部門(mén)對(duì)學(xué)生檔案管理的督查工作，通過(guò)加強(qiáng)督查以保質(zhì)量促發(fā)展。

3.6 分類(lèi)總結(jié)開(kāi)發(fā)利用。通過(guò)全面查閱學(xué)生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨(dú)生子女、富裕或貧困、專(zhuān)長(zhǎng)或特長(zhǎng)、城鎮(zhèn)或農(nóng)村、性格內(nèi)向或外向、不同年齡與成長(zhǎng)經(jīng)歷等，分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和分析其基本情況，在進(jìn)行教育教學(xué)和學(xué)生日常事務(wù)管理改革時(shí)，多考慮學(xué)生檔案的相關(guān)信息，以因材施教；并可結(jié)合建立學(xué)校未來(lái)校友的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以加強(qiáng)對(duì)日后校友資源的開(kāi)發(fā)利用。

3.7 強(qiáng)化轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。鑒于學(xué)生檔案作用的長(zhǎng)久性，為確保可以及時(shí)和長(zhǎng)久地查找到每份學(xué)生檔案的去向，應(yīng)強(qiáng)化檔案轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。具體做法：一是要求機(jī)要郵局或郵寄公司在轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案后的一個(gè)月內(nèi)，必須向?qū)W校提供一份用人單位簽收并蓋章確認(rèn)的檔案回執(zhí)單，否則不支付郵費(fèi)；二是及時(shí)將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向掛在學(xué)校網(wǎng)站相關(guān)網(wǎng)頁(yè)上，告知學(xué)生憑本人學(xué)號(hào)與身份證號(hào)可登錄查詢(xún)。與此同時(shí)還可順便建立校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

4. 結(jié)語(yǔ)

電子檔案沒(méi)有固定的字跡，無(wú)法從筆跡上分辨其原始性，我們無(wú)法采用與紙質(zhì)檔案相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術(shù)水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻存在，電子檔案要完全代替學(xué)生個(gè)人紙質(zhì)檔案還需要一個(gè)漫長(zhǎng)的進(jìn)程，因此紙質(zhì)檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國(guó)國(guó)情與社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，可以預(yù)見(jiàn)在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，檔案工作包括學(xué)生檔案工作只會(huì)加強(qiáng)而不可能淡化。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生檔案工作依然任重而道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］楊莉.淺談高校學(xué)生檔案管理工作［J］.云南檔案，2008（1）：39-40.

［2］陳文斌，楊莎.高校學(xué)生檔案研究綜述 ［J］.蘭臺(tái)世界，2009（2下半月）：41-42.

篇(4)

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；企業(yè)發(fā)展；人才發(fā)展

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問(wèn)題,主要表現(xiàn)在: 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對(duì)減少,原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時(shí)遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動(dòng)頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”,特別是私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無(wú)所謂的態(tài)度,根本就沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門(mén)。對(duì)人事檔案管理的要求有所松動(dòng)。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門(mén),但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門(mén),這些部門(mén)不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問(wèn)題:不嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,在執(zhí)行過(guò)程中存在不嚴(yán)格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專(zhuān)業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí);有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色,對(duì)接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號(hào)就萬(wàn)事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對(duì)人事檔案管理欠缺的認(rèn)識(shí)和做法,勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。

2 有效的維持、促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展

2.1 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類(lèi)人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，全面地記載著職員的基本情況,反映著每一個(gè)職員個(gè)人經(jīng)歷和能力表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的職員人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理配置和合理使用的依據(jù),保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施,特別是對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)晉升、干部選拔方面有著重要的意義。認(rèn)真搞好人事檔案管理,就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況。人事檔案工作是組織人事部門(mén)工作中的一個(gè)重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

2.2 是發(fā)掘人才的重要依據(jù)

企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅(jiān)持“以人為本”宗旨，充分調(diào)動(dòng)職員的積極陛和創(chuàng)造性。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓職員能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和職員共同感受并共同參與。企業(yè)文化的人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實(shí)行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿(mǎn)足人們實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的愿望；鼓勵(lì)人施展才華，取得成就，從而相互激勵(lì)、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過(guò)科學(xué)有效的人事檔案管理，充分調(diào)動(dòng)人的主觀能動(dòng)性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵(lì)人的創(chuàng)造勞動(dòng)。變壓抑為激勵(lì)，改貶斥為弘揚(yáng)。成分顯示人文特性。

2.3 便于人力資源管理

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過(guò)查閱個(gè)人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實(shí)績(jī)諸要素，增加企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門(mén)的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能的充分發(fā)揮。

3 人事檔案管理中應(yīng)該注意的事項(xiàng)

3.1 采取措施，防止弄虛作假

領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門(mén)檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅(jiān)決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實(shí)做到分工明確、責(zé)任到人，定期檢查，有錯(cuò)必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫(xiě)人的責(zé)任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此，要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門(mén)勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。

3.2 增強(qiáng)法制關(guān)念，提高人員素質(zhì)

人事檔案工作者要結(jié)合國(guó)家人事制度改革和國(guó)家各項(xiàng)社會(huì)保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類(lèi)政策法規(guī)做到有的放矢，增強(qiáng)宣傳效果。各類(lèi)人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會(huì)形勢(shì)的變化結(jié)合國(guó)家新出臺(tái)的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹(shù)立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。

篇(5)

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；發(fā)展

人事檔案是記錄員工基本情況的載體，它記載了企業(yè)每個(gè)員工的具體經(jīng)歷以及他們的綜合能力等資料。企業(yè)可以通過(guò)準(zhǔn)確全面的員工人事檔案，對(duì)員工進(jìn)行全方位的考察，從而確定用人機(jī)制。企業(yè)人事檔案具有一定的法律效力，它對(duì)員工職稱(chēng)的評(píng)比以及干部的選拔工作有著非常大的影響。總的來(lái)說(shuō)，人事檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中有著不可忽視的地位。本文闡述了人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了現(xiàn)行管理制度中存在的一些問(wèn)題，并就如何發(fā)展人事檔案管理進(jìn)行了一些探討。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

企業(yè)在人事管理活動(dòng)中，形成了人事檔案。它是以個(gè)人為單位，以文字的形式組織起來(lái)的一種材料，用于今后企業(yè)對(duì)個(gè)人的一些考察活動(dòng)。人事檔案能夠全方位真實(shí)的記載員工的基本信息，反映員工的個(gè)人經(jīng)歷和綜合能力。

人事檔案主要包括以下幾方面的內(nèi)容：?jiǎn)T工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、家庭情況和社會(huì)關(guān)系；學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)技能等材料，得到的獎(jiǎng)勵(lì)和處分的材料；員工在職務(wù)提升或工作調(diào)動(dòng)的時(shí)候得到的一些評(píng)價(jià)或鑒定；政治身份的一些證明材料；聘用情況、工資待遇、離退休情況等材料。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，完整的人事檔案是考察和評(píng)價(jià)員工的依據(jù)。對(duì)人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，管理好人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)合理任用員工提供依據(jù)。對(duì)企業(yè)員工而言，檔案很好的反映出自己的人生軌跡，真實(shí)的記錄著自己過(guò)去的一切。所以說(shuō)，人事檔案的管理工作，不管是對(duì)企業(yè)還是對(duì)個(gè)人都有很重要的意義。

目前，企業(yè)在人事檔案的管理工作中，還存在著很多的問(wèn)題。很多單位特別是民營(yíng)私營(yíng)單位，在選拔人才時(shí)不注重檔案的審核工作，認(rèn)為檔案沒(méi)有用，懷著對(duì)人事檔案無(wú)所謂的態(tài)度，有的企業(yè)甚至沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門(mén)。有些企業(yè)雖然設(shè)立了檔案管理部門(mén)，但是該部門(mén)不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以在管理方面很松懈。很多企業(yè)對(duì)于國(guó)家頒布的人事管理規(guī)定都不能?chē)?yán)格的執(zhí)行，形成不了企業(yè)自己的實(shí)施制度。此外，有些企業(yè)沒(méi)有獨(dú)立的人事檔案管理室，使得人事資料不完整。一些企業(yè)，由于缺少人事檔案管理軟件，使得檔案的整理很被動(dòng)。還有很多的企業(yè)，對(duì)于人事管理只流于形式，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，發(fā)揮不了人事管理在人力資源開(kāi)發(fā)中的功能。

二、發(fā)展人事檔案管理的措施

1.使企業(yè)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性

我們應(yīng)該加大宣傳力度，使企業(yè)尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。我們可以通過(guò)不同的渠道，對(duì)企業(yè)進(jìn)行這方面知識(shí)的宣傳工作，使領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的好處，使其意識(shí)到人事檔案對(duì)員工的重要性。

2.建立制度化和現(xiàn)代化的人事管理系統(tǒng)

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷改變，人事制度的改革也將隨之改變，這就給人事檔案的管理工作提出了新的要求。檔案管理具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的管理理論和方法，提出適合企業(yè)的管理制度，使得人事檔案的管理更為制度化。通過(guò)一些標(biāo)準(zhǔn)的制定，使得該管理工作給企業(yè)帶來(lái)一定的效益。

此外，我們還應(yīng)該加強(qiáng)人事管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，采用先進(jìn)的管理技術(shù)以使得管理工作更具現(xiàn)代化。人事管理工作不斷發(fā)展的同時(shí)，也帶來(lái)了一系列的問(wèn)題，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代通訊設(shè)備能夠很好的解決出現(xiàn)的一些問(wèn)題，同時(shí)還能夠減少管理這些資料時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間，提高了工作質(zhì)量。

3.對(duì)人事資源進(jìn)行共享

人事檔案管理的目的是實(shí)現(xiàn)人事檔案的資源共享，這就要求檔案的管理向信息化邁進(jìn)。而要想達(dá)到信息化的目的，就必須利用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行一些數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以實(shí)現(xiàn)資源共享。

4.關(guān)于組織人事檔案的管理內(nèi)容與意義

組織人事檔案是企業(yè)員工在工作中各項(xiàng)表現(xiàn)和能力的直觀反映，比較詳細(xì)的記錄了員工的工作技能和社會(huì)關(guān)系，通過(guò)它可以對(duì)某一位員工做出比較清晰的了解考察，便于企業(yè)上級(jí)部門(mén)對(duì)員工做出正確的業(yè)務(wù)能力判斷。從而為以后工作中的人員選拔和任用提供必要的參考和依據(jù)。

5.要求管理人員具備專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)

隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)有必要建立一個(gè)具有現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)知識(shí)的團(tuán)隊(duì)，他們不僅要具備較高的素質(zhì)，還要懂得計(jì)算機(jī)方面的一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以便能夠獨(dú)立的進(jìn)行操作，同時(shí)還要對(duì)人事管理方面有很深厚的基礎(chǔ)素養(yǎng)。所以，在管理人員的錄用時(shí)，應(yīng)該采用競(jìng)爭(zhēng)上崗的方式，選擇更優(yōu)秀的人來(lái)任職。

三、總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，做好人事檔案的管理工作是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，能給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)管理者應(yīng)該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規(guī)律來(lái)處理工作中的一些問(wèn)題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進(jìn)，為企業(yè)在用人方面提供準(zhǔn)確真實(shí)的依據(jù)。我們應(yīng)該在企業(yè)中大力的推行人事檔案管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業(yè)帶來(lái)一定的效益。

參考文獻(xiàn)：

【1】國(guó)家經(jīng)貿(mào)委中小企業(yè)司李志遠(yuǎn)；中小企業(yè)怎樣申請(qǐng)科技創(chuàng)新基金【N】；中國(guó)煤炭報(bào)；2000年

【2】陳軍：可信平臺(tái)模塊安全性分析與應(yīng)用【D】；中國(guó)科學(xué)院研究生院(計(jì)算技術(shù)研究所)；2006年

篇(6)

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù) Internet技術(shù) 檔案管理

在公證檔案管理工作中接觸最多的是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案看得見(jiàn)，摸得著，管理工作無(wú)需贅述。視聽(tīng)資料、軟件檔案看得見(jiàn)，摸不著，檔案管理不能局限于紙質(zhì)檔案管理技術(shù)，還要求熟練掌握計(jì)算機(jī)、Internet知識(shí)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、Internet技術(shù)做好視聽(tīng)資料、軟件檔案管理工作。必須好以下幾點(diǎn)：第一，保全視聽(tīng)資料、軟件公證：1.必備要素；2.選擇要素；3.簽章。第二，檔案管理問(wèn)題：1.存儲(chǔ)介質(zhì)；2.不同介質(zhì)的存儲(chǔ)保管特點(diǎn)；3.云存儲(chǔ)技術(shù)；4.數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

1 保全視聽(tīng)資料、軟件公證

保全視聽(tīng)資料、軟件公證書(shū)內(nèi)容包括公證書(shū)編號(hào)，申請(qǐng)人基本情況，關(guān)系人基本情況，公證事項(xiàng)（保全視聽(tīng)資料、軟件），證詞內(nèi)容：

（1）必備要素包括：1.申請(qǐng)人姓名或全稱(chēng)、申請(qǐng)日期及申請(qǐng)事項(xiàng)；2.保全標(biāo)的的基本情況。包括：保全視聽(tīng)資料、軟件的名稱(chēng)、數(shù)量、表狀特征，所有人或使用人、經(jīng)營(yíng)人、傳播者、實(shí)驗(yàn)者的名稱(chēng)，視聽(tīng)資料或軟件的播放、銷(xiāo)售、使用、制作、運(yùn)行的地點(diǎn)等；3.保全視聽(tīng)資料、軟件的時(shí)間、地點(diǎn)；4.保全的方式方法。包括：申請(qǐng)人提交、公證人員提取、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)鑒定、錄音、錄像、復(fù)制、下載等其他能夠固定并再現(xiàn)證據(jù)的方式；5.保全證據(jù)的關(guān)鍵過(guò)程：①參與保全的人員。包括：承辦公證人員及在場(chǎng)的相關(guān)人員的人數(shù)、姓名。②公證人員保全過(guò)程中所做的主要工作。如購(gòu)買(mǎi)、拷貝、下載、復(fù)制、發(fā)送視聽(tīng)資料、軟件的過(guò)程，對(duì)取得的證據(jù)履行了提示義務(wù)等。③視聽(tīng)資料、軟件取得的時(shí)間、方式、地點(diǎn)等。④取得的證據(jù)數(shù)量、種類(lèi)、形式、封存方式、存放處所等。當(dāng)事人對(duì)取得的證據(jù)予以確認(rèn)的方式和過(guò)程；⑤公證員結(jié)論。應(yīng)包括以下內(nèi)容：保全證據(jù)的方式、方法、程序是否真實(shí)、合法，用于作證的書(shū)面文件（如發(fā)票、產(chǎn)地證明等）要同時(shí)證時(shí)這些書(shū)證的真實(shí)性。取得證據(jù)的數(shù)量、種類(lèi)、日期，取得證據(jù)的存放方式及存放地點(diǎn)。

（2）選擇要素包括：1.申請(qǐng)保全證據(jù)的原因、用途或目的；2.辦理該項(xiàng)公證的法律依據(jù)（公證法規(guī)或有關(guān)規(guī)章等）；3.有書(shū)證能夠證明視聽(tīng)資料、軟件的來(lái)源或存在的，應(yīng)寫(xiě)明書(shū)證的名稱(chēng)；4.重要的保全工作記錄文書(shū)的名稱(chēng)；5.公證書(shū)的正本和副本；6.附件。

（3）簽章。1.公證處簽章；2.公證員簽名或蓋章；3.簽署年月日。

2 檔案管理問(wèn)題

視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理不僅涉及到紙質(zhì)檔案，同時(shí)也涉及電子檔案，公證過(guò)程中不僅要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行審核，還要求對(duì)視頻資料和軟件進(jìn)行審核。這就需要檔案管理人員和公證人員對(duì)視聽(tīng)資料和軟件有所了解，并熟練電子檔案管理知識(shí)，確保視聽(tīng)資料、軟件檔案安全。視頻資料、軟件檔案的保存方式不同于紙質(zhì)檔案，需要保存工具和保存介質(zhì)，還需要計(jì)算機(jī)相應(yīng)知識(shí)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，Internet技術(shù)解決視頻資料、軟件檔案存儲(chǔ)、備份、異地備份、網(wǎng)絡(luò)備份，甚至云備份。

（1）存儲(chǔ)介質(zhì)。視聽(tīng)資料、軟件需要存儲(chǔ)介質(zhì)才能存檔保管，從計(jì)算機(jī)發(fā)展歷史上存儲(chǔ)介質(zhì)包括3.5英寸軟盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、硬盤(pán)。目前3.5寸軟盤(pán)已經(jīng)基本淘汰，光盤(pán)存儲(chǔ)也逐漸淡出人們的視線，隨之而來(lái)的是存儲(chǔ)海量的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、硬盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、云存儲(chǔ)。

（2）不同介質(zhì)的存儲(chǔ)保管特點(diǎn)。保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理選用介質(zhì)不同，存儲(chǔ)效果也不一樣，3.5英寸軟盤(pán)隨著計(jì)算機(jī)的不斷升級(jí)換代已經(jīng)被淘汰，而公證檔案要求保管期限凡屬于需要長(zhǎng)遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案，列為永久保管；凡屬于相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為六十年；凡屬于在較短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用、作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。如此漫長(zhǎng)的保管期限，如何確保保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案不受計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代影響值得研究。過(guò)去用3.5英寸軟盤(pán)保管的保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案如今恐怕已經(jīng)很難找到打開(kāi)設(shè)備了，那么隨著計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代的不斷加快，如今被廣泛采用的光盤(pán)介質(zhì)何時(shí)被淘汰也是一個(gè)大問(wèn)題。即便是硬盤(pán)由于接口技術(shù)更新，過(guò)去普遍使用的IDE接口如今已經(jīng)被SATA接口所取代，再過(guò)幾十年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間還能不能找到打開(kāi)IDE接口的設(shè)備也是未知數(shù)。所以一定要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光思考問(wèn)題，瞄準(zhǔn)新技術(shù)，使用新設(shè)備，這樣才能確保保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案正常使用。

（3）云存儲(chǔ)技術(shù)。云存儲(chǔ)是在云計(jì)算（cloud computing）概念上延伸和發(fā)展出來(lái)的一個(gè)新的概念，是指通過(guò)集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類(lèi)型的存儲(chǔ)設(shè)備通過(guò)應(yīng)用軟件集合起來(lái)協(xié)同工作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問(wèn)功能的一個(gè)系統(tǒng)。當(dāng)云計(jì)算系統(tǒng)運(yùn)算和處理的核心是大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理時(shí)，云計(jì)算系統(tǒng)中就需要配置大量的存儲(chǔ)設(shè)備，那么云計(jì)算系統(tǒng)就轉(zhuǎn)變成為一個(gè)云存儲(chǔ)系統(tǒng)，所以云存儲(chǔ)是一個(gè)以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理為核心的云計(jì)算系統(tǒng)。應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)做好保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理是一種廉價(jià)安全的好辦法，百度云盤(pán)、金山快盤(pán)、聯(lián)想快盤(pán)等等為網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)提供了強(qiáng)大的平臺(tái)，在不同云存儲(chǔ)公司之間進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，能夠有效解決存儲(chǔ)介質(zhì)更新?lián)Q代帶來(lái)的麻煩。

（4）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全的定義是：為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)建立和采用的技術(shù)和管理的安全保護(hù)，保護(hù)計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)不因偶然和惡意的原因遭到破壞、更改和泄露。由此可以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全理解為：通過(guò)采用各種技術(shù)和管理措施，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行，從而確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的可用性、完整性和保密性。所以，建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施的目的是確保經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸和交換的數(shù)據(jù)不會(huì)發(fā)生增加、修改、丟失和泄露等。保保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也是不容忽視的大問(wèn)題，要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全知識(shí)，掌握數(shù)據(jù)安全常識(shí)，妥善做好保全視聽(tīng)資料、軟件公證檔案管理工作。

作者簡(jiǎn)介

尹璐（1979-），女，吉林省四平市英城公證處檔案官員。

篇(7)

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校 人事檔案 信息化管理

1.醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理的特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個(gè)人在不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，客觀記錄和反應(yīng)了個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、家庭基本情況、社會(huì)關(guān)系及個(gè)人德、能、勤、績(jī)等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門(mén)對(duì)教職工管理的重要憑證和開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，高校對(duì)教職工的考核、調(diào)動(dòng)、人才的選拔等重要人事活動(dòng)都要以人事檔案為基礎(chǔ)。高校人事檔案對(duì)高校的師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫(kù)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現(xiàn)在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承擔(dān)各院系的教學(xué)工作，還承擔(dān)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不僅對(duì)學(xué)校科研、教學(xué)人才的建設(shè)、人才庫(kù)信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對(duì)附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊(duì)建設(shè)、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難

信息化作為當(dāng)今社會(huì)的大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作服務(wù)。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對(duì)人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)僅限于統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無(wú)法對(duì)人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)和統(tǒng)計(jì)，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動(dòng)和人力資源的極大浪費(fèi)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫(yī)學(xué)院校對(duì)人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管模式，跟不上信息化時(shí)代的發(fā)展。雖然學(xué)校對(duì)檔案部門(mén)配備了計(jì)算機(jī)，但檔案部門(mén)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡(jiǎn)單的利用EXCLE表格等辦公軟件對(duì)各下級(jí)單位檔案數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏使用檔案信息軟件對(duì)人事檔案信息進(jìn)行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導(dǎo)致人事檔案信息儲(chǔ)存少或幾乎沒(méi)有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來(lái)說(shuō)，這種傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設(shè)施投入不夠

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，需要通過(guò)檔案部門(mén)工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門(mén)都存在人員配備不足的情況。雖然配有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或者專(zhuān)人，但對(duì)應(yīng)龐大的檔案數(shù)，配備的人員嚴(yán)重不足；并且人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理。同時(shí)，人事檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類(lèi)檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實(shí)用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和利用更為缺乏，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對(duì)檔案信息資源的利用不夠

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)人事工作中產(chǎn)生的各類(lèi)信息，特別是對(duì)教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時(shí)、高效的服務(wù)。只有實(shí)現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息的管理只停留在使用簡(jiǎn)單的EXCLE表格等辦公軟件對(duì)各下級(jí)單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏檔案信息軟件對(duì)信息進(jìn)行錄入，對(duì)人事檔案資源的利用僅限于查詢(xún)各下屬單位的檔案數(shù)、人員基本情況等信息，利用率太低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事工作提供信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的途徑及辦法

3.1轉(zhuǎn)變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實(shí)提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員提高現(xiàn)代化意識(shí)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息儲(chǔ)存技術(shù)、多媒體技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門(mén)的信息庫(kù)和參謀部，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運(yùn)用信息化設(shè)備的能力。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進(jìn)醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動(dòng)人事檔案建設(shè)的關(guān)鍵。同時(shí)加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營(yíng)造現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，把傳統(tǒng)的手工保管模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)上來(lái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高資源利用率，同時(shí)加強(qiáng)保密安全

人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的部分是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，它主要包括檔案人員的基本情況、職務(wù)和職稱(chēng)情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門(mén)開(kāi)展管理工作所需的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用率高，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時(shí)為醫(yī)學(xué)院校各部門(mén)的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。但是，人事檔案信息一旦實(shí)現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲(chǔ)、調(diào)用等等過(guò)程中。因此，進(jìn)行信息化管理必須加強(qiáng)檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對(duì)檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護(hù)、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對(duì)管理人員對(duì)信息資源庫(kù)權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗(yàn)證入庫(kù)制度，防止無(wú)關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問(wèn)者的身份，設(shè)置對(duì)人事檔案資料相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。另一方面，要加強(qiáng)安全技術(shù)和開(kāi)發(fā)安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)，所以必須采用相應(yīng)的安全技術(shù)，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)、跟蹤監(jiān)測(cè)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等對(duì)資源數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫(yī)學(xué)院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵海燕、陶萍.淺論人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和發(fā)展策略[D].沙洲職業(yè)工學(xué)院學(xué)報(bào)，2007.