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關鍵詞：普通高校成教學生 學籍檔案 重要性

中圖分類號:G473.3 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）08-099-02

普通高校成教學生檔案真實地記錄了成教學生在校學習情況，是原始性、憑證性的根本依據。成人高等教育是我國高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學籍檔案是反映學校教學管理過程和學生在校學習期間德、智、體、能諸方面的原始真實記錄，這項工作非常重要，不容忽視。成人高校學籍檔案以它的數量多、專業領域廣、學習形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會上的廣泛重視。因此做好學籍檔案管理工作對進一步完善學校的教學管理工作，對國家和社會考查和選用人才，對學生學歷的證明都具有非常重要意義。

一、普通高校成人學籍檔案管理存在問題

1.對成人高考報名審查工作把關不嚴。目前，我國已經進入信息化時代，山西省成人招生工作也從2009年開始進行網上報名，從而使山西省已經實現了從報名到錄取的網絡化管理，考生報名和學校招生錄取工作都是在網上進行，大大提高了工作效率，同時也基本上保證了學校的生源質量。但是學校在每年錄取工作結束后并審查學籍檔案時，還是發現以下問題需要引起重視：

（1）存在考生信息檔案與現實不符問題。凡是參加全國成人高考的考生，在學校錄取后應有一張帶有學生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學生畢業時的入檔材料之一。近幾年來，我們發現有許多學?；蚨嗷蛏俣即嬖谥鴮W生的“考生信息表”與現實不相符現象，如姓名有一個字錯誤或身份證號錯誤等現象。這就說明當時考生參加成人高考報名時，自己沒有認真核對自己的相關信息，而相應的工作人員也沒有把好這一關口。這種現象的出現，會給日后學校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊工作都帶來了很大的困難。

（2）存在專升本學生無專科畢業證的問題。按照教育部規定，?？破瘘c升本科的考生在報名時，必須要攜帶具有經過教育部批準的國民教育等系列高等院校頒發的大學?？?/a>畢業證書方可報考。但是學校在錄取新生后進行再次核查學生的?？谱C件時，還是會發現無?？圃甲C件的學生為數不少，這又說明當時考生報名時各地市招辦的工作人員沒有把好專科畢業證書“認證”這一關，這種“偽證”現象的出現又給日后學校和省教育廳的“驗印”工作帶來了諸多不便。

3．對成人學生畢業設計（論文）的要求不夠。普通高校的成人學生大部分是來自不同專業崗位的在職工作人員，他們來學校上學的目的不僅是要獲得學歷，還是想再次給自己“充電”，將所學到的專業知識運用到實踐中去。所以說，高等教育對他們來說是至關重要的學習階段，是吸收專業知識最富有實際意義的時期。尤其是最后的畢業設計或者是畢業論文是檢查學生在校期間綜合培養的重要環節，學校應該嚴格把好畢業設計這一關。然而，有些高校還存在著以下不足現象，諸如：

（1）沒有畢業設計（論文）的講座或教學環節。畢業設計是對學生學習進行全面檢驗的一個重要的教學環節，是檢測畢業生綜合分析能力的最好辦法。畢業設計的具體實踐過程將使學生進一步適應社會的需要。但是有些學校沒有畢業設計的具體教學和實驗環節，對畢業生的考核制度不夠完善。教師對學生畢業設計的指導無章可循，不負責任，不注重考察和培養學生的學識水平和解決問題的實際能力。

（2）畢業設計（論文）的資料收集和保存不完整。不管學生學的是什么專業，最終都要經歷最后一個學期的畢業設計（論文）的調研準備工作。它包括畢業設計（論文）的選題、教師指導、畢業設計（論文）的實施過程、畢業設計（論文）答辯、成績評定等，學校應該將那些公認的優秀畢業設計（論文）收集整理存檔，作為今后的教學研究和教學評估所參考，對于每次指導教師對學生的指導評語等資料都應留存保管，但是有些學校將畢業指導和答辯后的所有資料當作廢紙處理掉，使畢業設計（論文）資料的保存不完整。

（3）忽視畢業生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業生的檔案材料不一定要求統一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業生登記表（其中包括學生簡歷、自我總結、學生成績、學校評語和簽字）。但是我們發現有些學校發給畢業生的檔案材料中只有一份“畢業生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學生帶走，沒有絲毫檔案保密意識。致使有不少學生所在單位打電話向學校詢問有關學生檔案的真偽事宜，在很大程度上反映了學校辦學不夠嚴謹、工作態度不夠認真的問題

二、對普通高校成人學籍檔案管理的建議與具體措施

1.對成人高考報名審查要嚴格把關。

（1）把好考生報名審查關口。面對上述種種現象，首先我們建議各城區招辦、各地市招辦應預先對本單位接待報名的工作人員進行業務素質培訓，應委任那些業務精、作風正、工作實、紀律嚴的同志來擔任此項工作。從2009年開始，山西省實行了成人高考網上報名制度，有些人在網上報名時，將自己的姓名或身份證號填寫錯誤。在現場確認時，不僅讓考生按照要求認真核對相關內容，同時還必須要當場給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號錯誤者，工作人員不能給該考生進行確認，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現，即把好考生“入口”關。

（2）把好對?？茖W歷“認證”關口。成人高考網上報名結束進行現場確認時，各地市招辦在對專升本考生?？飘厴I證書進行“認證”時要嚴格把關，以防“偽證”現象出現。對于無?？飘厴I證書原件的考生一律不予確認，要堅持“公開、公正、公平”的原則。學校錄取工作結束后，若發現專升本學生的?？谱C書有疑問，可通過登錄網站省略,（中國高等教育學生信息網）再次進行查詢。一旦確定屬于“偽證”情況，學校必須立即對這些學生進行“退學”處理。要認真做好學校學籍檔案文件管理的完整性。用實際行動打擊社會上的“偽證”現象，確保學校的生源質量和教學質量，真正做到維護普通高校成人高等教育學歷文憑的嚴肅性和權威性。

2．對日常學籍管理工作要嚴格把關。

（1）學校要制定嚴格的學籍管理制度。學籍檔案是反映一所學校學籍管理過程中的真實記錄，是反映成人高等教育發展的見證。作為一所成人高等院校，應把學籍管理工作列入到學校的重要議事日程，因為學校是以學生為本，學生則以學籍為主。若不注重“學籍”管理，學校的其它工作則無從談起。所以學校應結合成人教育特點和規律，制定出具有本校自身特點又要切合實際的學籍管理實施細則。只有這樣，學籍的各項工作才能做到有章可循，違章必究，才能保證成人高等院校學籍檔案管理的嚴肅性。完善學籍管理制度，對提高工作效率，對提高管理者水平，對實現學籍檔案管理規范化、制度化、科學化具有十分重要意義。

（2）及早實現成人學籍計算機網絡管理。高校的一切教學動態和學籍信息對學生來說是一種很重要的信息資源，特別是學生的學籍變動和考試成績等情況應該隨時公布。所以學校應該考慮通過互聯網實現學籍檔案管理共享，使學生和家長能夠在任何地點以最快捷、最方便的操作來獲得他們最關心的學籍和其它方面信息，從而大大提高了教學管理工作效率和學籍檔案利用率，拓展了學籍檔案管理的服務領域，也是高校學籍檔案管理對社會的一種創新服務。

3．對成人學生畢業設計（論文）要嚴格把關。

（1）注重畢業設計（論文）的教學環節。畢業設計（論文）是學生在校學習時期的最后一個教學環節。這個教學環節為四個部分：講座；選題與調研；編制設計或撰寫論文；審閱與答辯。學校應根據不同專業學科的現狀和特點制定出一系列具體科學的管理辦法和考核制度。例如：實驗的基本操作、資料的查閱和整理、實驗工作記錄，論文撰寫注意事項等都應該有明確的要求。應該總結教學經驗和成果，應將每屆的規章制度、經驗和成果以及相關文獻資料立卷存檔，對日后教學研究和學校評估均具有很大的參考價值。

（2）注重畢業設計（論文）資料的收集和保存。畢業設計的教學時數在各門課程中是最多的一項教學內容，是對學生在校期間所學知識的一次檢驗，也是對學生在思維方法和分析解決問題方面的一次較為嚴格的綜合訓練。所以學校應當將學生開始做畢業設計時指導教師對于學生各個階段的評語等留存，對于學生的優秀的畢業設計和優秀論文也應歸檔，因為這些資料也是知識財富，對于今后學生的畢業設計等具有一定的參考和利用價值。

（3）注重畢業生檔案的保密管理。普通高校成人學籍檔案工作是反映一個學生在校期間的從入學到畢業的全部求學經歷，是學校對學生教育做了一個全面的客觀的真實記錄，學籍檔案材料對學校、對學生本人、對社會都具有重要依據和利用價值，學校要認真對待畢業生檔案管理工作，應當本著對學生、對學校、對社會負責態度去做好畢業生檔案整理和保密工作；一定要將畢業生在校期間的全部檔案清點密封后加蓋啟封章，確保學生檔案的保密工作，保證學生檔案材料的完整和安全性。

綜上所述，普通高校的成人學籍檔案管理工作不僅只局限于學校，而且也是整個社會檔案體系的重要組成部分之一，在社會發展中，學籍檔案扮演著十分重要的角色。所以普通高校在成人高等教育的管理過程中，首先要嚴格把好成人高考報名審查“入口”這一關；其次是對平時的學籍管理工作嚴格把關；第三要把好學生的畢業設計（論文）最后一關。只有這樣，才能確保普通高校成人學生的教學質量，確保學籍檔案質量，即確保學籍檔案的真實性，可靠性、完整性和嚴肅性，才能使普通高校成人學籍檔案管理工作為學校、為社會、為學生真正實現它的自身價值。