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加強企業(yè)內控管理的有效途徑

時間:2022-11-29 15:44:13

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加強企業(yè)內控管理的有效途徑

隨著信息技術的突飛猛進,其已滲透到企業(yè)日常辦公、管理實踐的過程中。企業(yè)要順應科技發(fā)展潮流,運用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)會計體系的信息化。在推動會計信息實現(xiàn)集成、共享的同時,對企業(yè)的內部控制也提出了新的要求,需要建立一套科學有效的企業(yè)會計信息化內部控制系統(tǒng),以保障管理的科學性以及有序性。本文結合實際,對企業(yè)在信息化背景下的內部控制進行了深入研究,分析內部控制對于企業(yè)會計信息化的作用,總結企業(yè)內部控制存在的問題,提出了有效的解決措施,旨在推動企業(yè)更好地發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)時代,企業(yè)借助信息技術手段開展會計工作,是時代發(fā)展的必然趨勢,這對企業(yè)的財務人員提出了新的要求,對信息系統(tǒng)操作不當或者缺少專業(yè)知識,就會影響會計信息的準確性。在信息化時代,如何優(yōu)化企業(yè)內部控制,以保障會計數(shù)據(jù)安全、真實,是需要深入研究的重要課題。

一、在信息化的背景下企業(yè)會計加強內部控制管理的重要性

提高企業(yè)決策能力會計信息化充分體現(xiàn)了會計和現(xiàn)代信息科技的優(yōu)勢,其結合會計核算原理,將會計信息,通過互聯(lián)網(wǎng)通信技術,使用信息管理軟件系統(tǒng)對其進行采集、計算、確認、傳送、運用等,為企業(yè)會計的核算、控制管理、經(jīng)營決策等提供充足、實時、可靠、完整的信息。企業(yè)管理者通過系統(tǒng),可以獲取實時的業(yè)務動態(tài)數(shù)據(jù),隨時掌握經(jīng)營信息,有利于其更好地做出決策。在企業(yè)會計信息化背景下,加強內部控制管理,能夠有效提高企業(yè)決策的科學性。這主要是由于會計信息化能夠打破企業(yè)內部信息孤島所帶來的影響,將各項財務會計信息科學準確地提供給各個部門和管理者,讓其能夠根據(jù)財務數(shù)據(jù)信息,進一步提高運營質量。同時,內控對于各個部門的協(xié)調發(fā)展也發(fā)揮出了作用,確保了企業(yè)內部經(jīng)營的穩(wěn)定。現(xiàn)階段的穩(wěn)定發(fā)展有利于制定下一階段的經(jīng)濟活動規(guī)劃。同時,根據(jù)財務數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)運營風險,以便進行科學預防,將企業(yè)的決策價值發(fā)揮到最大化制的管理水平。在實際工作中,要根據(jù)經(jīng)營情況不斷調整方案,不斷拓展企業(yè)的經(jīng)營途徑,為實現(xiàn)企業(yè)利益最大化提供支持。提高企業(yè)凝聚力企業(yè)的凝聚力關乎企業(yè)的抗壓和企業(yè)自身的抗風險能力。在會計信息化的大背景下,加強內效控制成本。通過加大內部控制管理力度,能夠促進各個部門之間的合作,引導全體員工注重經(jīng)濟利益的提升。

對于在這方面表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎勵,將企業(yè)的效益與員工的切身利益掛鉤,有利于激發(fā)員工的工作熱情。同時,也有利于提高企業(yè)內部控提高企業(yè)經(jīng)濟效益企業(yè)的發(fā)展目標是實現(xiàn)經(jīng)濟利益最大化。在信息化管理模式下,可通過內部控制實現(xiàn)經(jīng)濟效益的進一步提高。企業(yè)業(yè)務需要多個部門進行配合,才能提高效益。例如銷售部門為了追求利益而增大成本投入。管理者通過財務人員的介入,能夠有部控制管理有利于提升企業(yè)的凝聚力。將各個經(jīng)濟活動和環(huán)節(jié)進行整合,制定統(tǒng)一的管理標準,對各個環(huán)節(jié)所產生的影響進行充分交流,提高部門之間的互動,可以有效避免由于溝通不足而產生的矛盾,充分發(fā)揮信息技術的價值,達到提升企業(yè)凝聚力的目標。提高會計信息質量在有效的內部控制管理下,通過建立標準化業(yè)務流程以及制約機制,促使企業(yè)員工有序開展工作,有利于保證員工行為以及各項工作的規(guī)范性;避免員工以權謀私,防止業(yè)務及財務信息被惡意篡改,保障業(yè)務及財務數(shù)據(jù)準確。只有保證會計信息的可靠完整,才能客觀真實反映企業(yè)整體財務狀況與經(jīng)營成果,為制定下一階段的發(fā)展目標提供科學依據(jù)。

二、在信息化背景下企業(yè)會計內部控制存在的問題

會計人員綜合素質有待提升現(xiàn)階段,會計人才雖然處于飽和狀態(tài),但總體的素質不高,不能滿足信息化企業(yè)內部控制管理的要求。多數(shù)會計人員對提升自身技能沒有太大的要求,加之他們還停留在原始的記賬、算賬、報賬的會計核算中,沒有明確的職業(yè)規(guī)劃,不能與時俱進,缺乏自我成長和發(fā)展的動力。在這種情況下,企業(yè)會計人員沒有主動提升業(yè)務能力的愿望,這也降低了企業(yè)的內部控制水平。在信息化時代,企業(yè)經(jīng)營與財務管理已緊密相連。信息化技術具有共享性的特點,但是操作具有一定的復雜性。現(xiàn)在的財會工作較之過去有了很大的變化:由對會計賬簿的記錄、核對轉變?yōu)閷π畔⑾到y(tǒng)財務數(shù)據(jù)的審查及流程控制,由對崗位之間的不相容職務分離控制轉變?yōu)橛嬎銠C系統(tǒng)權限控制。會計核算管理的范圍已延伸到業(yè)務源頭,從業(yè)務數(shù)據(jù)流轉成為財務數(shù)據(jù)。只有保證業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性,才能保證會計信息的質量。工作內容與要求的變化,對會計人員的綜合素質提出新的要求,如果會計人員的專業(yè)能力沒有提升,必將影響工作質量,從而降低企業(yè)的核心競爭能力。信息安全風險增加開放式、動態(tài)性的網(wǎng)絡環(huán)境,導致企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全風險進一步增加。會計信息通過網(wǎng)絡傳輸時,有可能外泄或被非法攔截;公司內部各個業(yè)務環(huán)節(jié)的違規(guī)操作,數(shù)據(jù)篡改痕跡不易被發(fā)現(xiàn),信息泄露,以及信息系統(tǒng)程序員不懂會計工作難以充分溝通等,都會增加內部控制管理的難度,使企業(yè)面臨各種信息安全問題。

隨著會計信息化的普及,企業(yè)采用信息技術手段,通過信息化軟件實現(xiàn)業(yè)務處理、信息集成共享、會計核算自動化等。傳統(tǒng)的人工控制變成了人機交互方式控制。通過賬號密碼設置登錄權限,對單據(jù)類型、功能模塊、作業(yè)、數(shù)據(jù)、字段等權限進行授權控制,是會計信息化對信息系統(tǒng)執(zhí)行操作控制的重要手段。但一些計算機水平較高的人可以破譯密碼,密碼一旦外泄,授權的安全性就不能得到有效保障。如果不法分子通過密碼進入企業(yè)信息系統(tǒng),對企業(yè)的財務信息以及重要數(shù)據(jù)進行盜取、泄露,或是操作人員安全意識淡薄,無意中泄露密碼,都將令企業(yè)受到非常嚴重的經(jīng)濟損失。內部控制范圍與內容發(fā)生變化信息科技的迭代更替,企業(yè)為保持自身的先進性,在具體的業(yè)務中會計信息體現(xiàn)出了多元化的價值特征,財務部門會計核算的工作內容也趨向復雜化,內控范圍變得越來越廣。在會計信息化背景下,內部控制涵蓋了信息系統(tǒng)控制、網(wǎng)絡運維控制、計算機應用控制等方面。原來通過不相容崗位分離控制也發(fā)生了變化,轉向人工與信息系統(tǒng)的協(xié)同控制。傳統(tǒng)的內部控制,主要依賴于崗位與崗位之間的制約。而在信息化的背景下,數(shù)據(jù)輸入工作占據(jù)了重要地位。如何通過有效的內部控制,做好人機交互操作,以及如何確保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的及時、準確、完整,已成為內部控制需要規(guī)范的內容。會計信息化實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的集成共享后,從原本僅做會計核算延伸到對業(yè)務數(shù)據(jù)的管理,對企業(yè)經(jīng)營影響更加深入。促進業(yè)財融合,提高內部控制質量,是當下企業(yè)的重中之重。

三、在信息化背景下企業(yè)加強會計內部控制的有效途徑

提升會計人員的綜合素質企業(yè)的業(yè)務活動,結果大都以會計信息、數(shù)據(jù)等式呈現(xiàn),而高質量的會計信息與企業(yè)內部控制密切相關。因此,企業(yè)應該調動員工的積極性,建立健全激勵制度,確保企業(yè)內部員工在日常工作中積極配合內部控制管理工作。企業(yè)應開展會計人員培訓工作,幫助其提升業(yè)務技能,增強其風險防范意識,使其具備基本的職業(yè)道德,懂法守法。根據(jù)崗位需求,對會計人員進行計算機應用能力培訓,有利于信息化項目的開展與推動,使其快速掌握信息系統(tǒng)的使用,以便解決系統(tǒng)操作中的問題。加強信息系統(tǒng)的安全管理首先,企業(yè)應結合法律、法規(guī)和工作要求,建立一套有效的信息系統(tǒng)安全管理制度與工作規(guī)范,明確各個部門、個人的權利和職責,并組織學習,增強信息安全保護與防范意識。

其次,通過專屬網(wǎng)絡、訪問權限控制、防火墻、系統(tǒng)檢查更新等技術手段,有效監(jiān)控違規(guī)活動,提高網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全防范能力,將病毒和非法訪客擋在內網(wǎng)之外。采用計算機加密技術保護信息資料,自動對文件資料進行加密,防止數(shù)據(jù)泄密與道德風險。信息系統(tǒng)權限及賬號配置時要考慮內部有效牽制,按照崗位職責及人員配置,設置操作權限與系統(tǒng)登錄密碼。同時,要將監(jiān)控和操作崗位分離,防止信息系統(tǒng)操作人員之間互換口令,越權操作。此外,定期檢查計算機與網(wǎng)絡設備,防范信息安全隱患,保證信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行;定期升級更新信息系統(tǒng),對信息系統(tǒng)進行升級或重裝時,要事先做好備份,確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的連續(xù)性、完整性。做好數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫的備份與服務器管理,以及系統(tǒng)操作日志留存?zhèn)洳?。加強信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、輸出及運算處理的控制和管理,確保數(shù)據(jù)的合法性和可靠性,防止信息失真。

構建良好的企業(yè)內部控制環(huán)境第一,打造優(yōu)秀的企業(yè)文化。確立企業(yè)的使命、愿景,塑造企業(yè)經(jīng)營理念與核心價值觀;在以人為本的前提下,培養(yǎng)員工的企業(yè)責任感,將企業(yè)發(fā)展與員工利益緊密結合,讓員工有榮辱感、成就感;關心員工的生活,增強員工的主人翁意識。樹立以客戶為中心、以奮斗者為本、以戰(zhàn)略為目標、以結果為導向、堅持長期主義的觀念。讓企業(yè)精神在員工心中成為一種信仰,形成上下一心、和諧一致、積極向上、共創(chuàng)共贏的良好氛圍。第二,明確組織結構和權責分配。企業(yè)設立機構的目的,是為了有序開展各類經(jīng)營管理活動,以實現(xiàn)既定的管理方針與目標。因此,企業(yè)在進行組織結構設置時,應考慮其必要性、管理層級與范圍,按照制衡協(xié)調的原則,避免權力重疊與權力真空,并結合企業(yè)規(guī)模、業(yè)務特點等設置部門并合理分工。在此基礎上,還要強調各部門之間的協(xié)作,明確各個部門的權責范圍。對于主管部門與協(xié)作部門分別賦予不同的管理權限以及相應的管理責任。第三,建立完善激勵約束與選拔機制。要使內部控制系統(tǒng)有效,就必須提高企業(yè)管理者的素質。一是建立任職資格管理,管理者要具備勝任工作的能力。二是建立選拔機制,從組織忠誠度、職業(yè)道德、公司威望、業(yè)務水平四個方面選拔合適的管理人員。

三是建立約束機制,加強對管理者的制衡約束,并對約束管理進行廣泛宣傳。四是建立獎罰機制,如設立績效考核、業(yè)績獎金、股權激勵機制,調動管理者的積極性,避免其“躺平”。第四,制定科學的人力資源政策。要考慮如何做好引人、育人、留人、淘汰人的工作,如何讓員工認同企業(yè)的經(jīng)營理念,如何調動員工的個人潛能,如何讓員工自愿地投入工作?據(jù)此制定人才規(guī)劃,降低因人力資源政策缺陷而造成的失誤。一是人力資源政策要從分層、分類、分等、分階段和人性化五個方面,建立不同時期、不同戰(zhàn)略相匹配的政策;二是嚴格把好用人關,對核心人員或管理者的選拔,應全面考核綜合素養(yǎng);三是進行員工技能和職業(yè)道德培訓,使其遵紀守法、愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務;四是部分崗位實行定期或不定期輪崗制度,既能拓寬員工對業(yè)務的實操能力,也能促使崗位間相互牽制、相互監(jiān)督。信息科技的日新月異,在帶動企業(yè)發(fā)展的同時,企業(yè)的內部控制工作也應緊跟行業(yè)發(fā)展的腳步。企業(yè)應當及時為內部的財務人員提供實質性的培訓。與此同時,企業(yè)管理者應根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)律制定良好的制度體系,確保各項工作的開展有規(guī)可依,要不斷優(yōu)化內控環(huán)境,為加強企業(yè)會計信息化的內部控制保駕護航。

作者:季小靜 單位:浙江金和美工貿有限公司

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