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本文以開放大學檔案管理為主要研究內容，側重對提升開放大學檔案管理工作水平的具體路徑展開探索。開放大學的檔案能夠將學校各個時期的面貌以及發生的重大事件真實的反映出來，為學校的編史修志工作、日常管理工作和科研工作的改革和發展提供了必要的參考依據，同時，也保證了學生和全體教職員工的利益不受侵害。做好檔案管理對于開放大學未來的發展具有非常重要的意義。本文對提升開放大學檔案管理工作水平的路徑展開探索。

一、開放大學檔案管理工作存在的問題簡述

伴隨著開放大學的快速發展，其自身的檔案管理體系逐步完善起來，但是其中存在的一些問題也日漸凸顯出來。這些問題主要集中體現在：一是，檔案管理工作隊伍層面。隨著檔案管理工作要求的不斷提升，對檔案人員自身具備的素質提出了較高要求，即要求其具備較高的政治思想素質、職業道德上以及過硬的業務能力素質。同時，也要求檔案人員具備較高的服務意識和信息素養，以便更好的提供開放大學檔案管理服務。因此，新時期開放大學檔案管理工作的現實需求要求檔案管理工作隊伍從多個層面提升整體素質。二是，檔案管理工作制度不完善，缺乏規范性和標準化。例如，存在文字材料填寫不規范、日期填寫不完整、個別信息不真實等問題。三是，檔案管理工作信息水平待提升。一般而言，完善的檔案管理系統不僅可以幫助檔案管理工作人員進行檔案的高效管理和利用，也可以為用戶查詢提供便利，更能夠避免一些來自物理層面的損害，而保持檔案的完整性。目前，檔案管理的信息化水平依然待提升。

二、提升開放大學檔案管理工作水平的路徑

本文以開放大學檔案管理為主要研究內容，側重對提升開放大學檔案管理工作水平的具體路徑展開探索。

（一）制定規范、合理的學校檔案管理制度

開放大學應建立完善的檔案管理制度，為學校檔案工作創設一個正規化、科學化的氛圍，使檔案工作在學校各項工作的落實中發揮更大，更有效地作用。具體工作可以從以下幾個方面入手：第一，建立學生檔案主管部門，劃定其他部門材料歸檔的范圍，明確權責范圍。第二，規定各部門歸檔材料的內容及期限，確保相關材料及時歸檔，確保檔案內容的完整和連續。這種歸檔方式既可以更好地反映出學校發展的真實情況，又可以避免了突擊整理檔案工作量巨大的問題。第三，完善檔案管理流程，制定統一標準，確保檔案在接受、保管、轉遞過程中不發生意外，確保檔案材料真實有效。第四，對于遺留學生檔案，堅持以人為本的原則，根據學生的實際狀況，定期進行分類整理。第五，定期對接受、轉遞的學生檔案信息進行整理。依據法規制度的要求，做好檔案管理的監督指導工作，實現檔案工作與開放教育共同發展，共同進步。總之，學生檔案屬于材料歸檔范疇，其重要性昭然若揭。高校教育工作者應重視檔案建設工作，自覺做好學生檔案管理工作。各級開放大學也應結合學生檔案的特點，制定規范、合理的學校檔案管理制度。

（二）加大投入改善學校檔案存儲的環境

在互聯網的時代，傳統的檔案管理方式已經逐漸不能適應時代的要求。開放大學要搞好檔案工作就必須將檔案管理與互聯網技術融合在一起，充分發揮高科技手段的優勢。因此，開放大學應在傳統檔案管理方式的基礎之上，吸收新的科學技術，不斷完善檔案保存的環境，提高學生檔案管理的時效性。一是，改善檔案存儲的硬件條件和物理環境。開放大學應加大投入改善學校檔案存儲的環境，使之符合國家標準，盡可能的延長檔案的保存時間。在檔案的存放空間中，影響檔案“壽命”的原因有很多，如，溫度、濕度、光照等。二是，引入現代數字檔案管理系統，推動檔案管理的信息化建設。開放大學可以引進先進的數字化管理技術，自主開發或者購入檔案信息管理系統，根據時代的要求，建立數字化檔案室。一方面，將各類檔案信息全部輸入數字管理系統，實現網絡統一管理；另一方面，將各類文書材料的收發、轉遞、借閱、歸還等進行整理歸納，做到銜接有序，使之成為一個整體，實現檔案信息管理的信息化和現代化。

（三）提升檔案管理工作隊伍的綜合業務素質

檔案工作的現代化管理方式以及遠程教育檔案管理難度的增大都要求開放大學檔案管理人員不斷提升自身的綜合業務素質。具體從以下三個方面去做：一是，提高檔案管理人員的法律意識。檔案信息涉及公民的個人隱私，在管理過程中，其安全性和保密性不容忽視，這關系到個人的隱私，甚至會影響社會的穩定。因此，提高檔案管理人員的法律意識，明確其職權范圍即法律地位，讓他們意識到檔案管理是一項謹慎嚴肅的工作，不容任何人懈怠。二是，完善開放大學檔案管理工作隊伍培訓機制。開放大學應提供培訓機會，加大力度提高檔案管理人員的整體素質，增強他們的大局意識和責任意識。三是，完善檔案管理工作人員配套管理機制。對于檔案兼職管理隊伍也應采取相應的措施規定他們工作的內容和范圍，并在獎罰、考核、晉升等方面提出明確的規定，調動兼職人員的管理積極性。完善檔案管理機制，通過培訓、學習、引進等方式從整體提升檔案管理人員的綜合素質，為開放大學培養一支管理能力強、綜合素質高的檔案管理隊伍。四是，樹立檔案管理工作人員的服務意識。樹立良好的服務意識，明確職責，不斷開拓服務渠道，提高服務質量。遠程檔案管理工作的一個重要目的就是提高檔案資料的利用率，方便他人查閱和使用。因此，樹立檔案管理工作人員的服務意識，積極提供多種檔案高效利用的服務，提高檔案的利用率。

（四）推進開放大學檔案管理信息化建設

開放教育學生檔案管理水平的高低在某種程度上也反映了開放大學整體管理能力的高低，能夠有效地引導社會和用人單位認識到開放教育的重要性。因此，有必要推進開放大學檔案管理信息化建設。數字化檔案的信息化管理具有明顯的優勢。例如，學生通過招生管理體系錄入入學信息，再通過教務管理系統完成畢業審核信息的錄入，學生檔案中的學籍檔案就自然生成了，這也奠定了學生檔案的基礎，減少了很多體力勞動。為此，檔案管理人員應熟悉檔案管理工作的流程、步驟，充分利用網絡信息化技術，遵循客觀規律，有序的開展學生檔案的數字化和數據化工作，實現學生檔案的信息化管理。學生檔案信息化管理系統可以使檔案得到永久的保存。通過該系統學生可以及時向用人單位提供就業信息，同時用人單位也可以在此查閱到畢業生的綜合信息，提高了檔案管理工作的時效性。例如，通過檔案管理軟件可以檢索學生的檔案信息，實現檢索數字化；實現學生學籍檔案的共建共享，建立完整系統的檔案數據庫，方便教師、學生以及用人單位查詢和使用，提高檔案資源的利用率，為學生畢業以后的工作和生活提供更多便利。因此，依照法律制度的規定做好開放大學的學生檔案管理工作，實現學生檔案的數字化管理，滿足不同主體的個性化需求，切實發揮數字化檔案管理的服務作用，從而推動開放教育的發展，提高開放教育的可持續發展能力。總之，現代社會，信息技術和網絡技術發展十分迅速，只有加大資金投入，推動檔案管理的數字化，檔案管理人員的整體素質，才能更好的推動遠程教育的發展。

三、結語

總之，檔案管理工作為開放大學各項教育教學、科研、日常管理活動的重要參考依據。做好檔案管理對于開放大學未來的發展具有非常重要的意義。因此，開放大學必須高度重視提升檔案管理工作水平。具體而言，應當完善開放大學檔案管理制度，增加檔案管理工作的投入，加強檔案管理隊伍建設，推動檔案管理信息化建設等方面努力，切實促進開放大學檔案管理水平的有效提升，使檔案工作在學校各項工作的落實中發揮更大、更有效地作用。

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作者:徐龍 單位:內蒙古廣播電視大學